Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

Verfahren
Objektausgang
Festlegung und Überprüfung des Verfahrens
1 Lesen Sie den Abschnitt Bevor Sie beginnen um
• sich über die Rechtlichen Rahmenbedingungen im Klaren zu sein, die die Durchführung des
Verfahrens betreffen;
• die schriftliche Richtlinie festzulegen, die für die Durchführung des Verfahrens maßgebend
sein wird;
• den Teil des schriftlichen Dokumentationshandbuchs zu erstellen, der sich auf das Verfahren
Objektausgang in der Institution bezieht.
2 Überprüfen Sie regelmäßig den Teil des Dokumentationshandbuchs, der sich auf den Objektausgang
bezieht, und ändern Sie diesen bei Bedarf. Änderungen können aus folgenden Gründen notwendig
werden:
• Änderungen der Rechtlichen Rahmenbedingungen;
• Änderungen der Richtlinien der Institution.
Einleitung des Versandes
3 Beziehen Sie sich auf das entsprechende Verfahren, um festzulegen, wann das Objekt die Institution
verlassen soll und wann weitere Informationen und Dokumente benötigt werden. Bei den Verfahren
handelt es sich um:
• Objektzugang
• Leihannahme
• Leihabgabe
• Deakzession und Aussonderung
4 Stellen Sie sicher, dass es sich entsprechend dem Verfahren und den Richtlinien der Institution um eine
geeignete Versandabwicklung handelt. Es muss eine schriftliche Freigabe vorliegen, die den rechtlichen
und ethischen Bestimmungen genügen muss und unmißverständlich ist. Sie darf bestehende
vertragliche Vereinbarungen nicht verletzen oder ihnen zuwiderlaufen. Dazu kann ein Ausgangsformular
oder eine Eingangsbestätigung verwendet werden.
5 Für jeden Objektausgang sind folgende Informationen aufzuzeichnen und sicher aufzubewahren:
• Inventar- oder Zugangsnummer;
• kurze Beschreibung;
• verantwortlicher Mitarbeiter;
• Zustand;
• Wertbestimmung - falls sie für die Staatshaftung oder Versicherung notwendig ist;
• autorisierte Unterschrift der versendenden Institution (oder ein Äquivalent zu einer Signatur,
wenn ein Computerdatensatz erstellt wird);
• Adressat, Adresse und Telefonnummer;
• Grund für den Objektausgang;
• Unterschrift des Empfängers/der Institution (oder ein Äquivalent zu einer Signatur, wenn ein
Computerdatensatz erstellt wird);
• Versanddatum;
• Anlieferungsdatum;
• vorgesehenes Rückkehrdatum und Versandart;
• Verweis auf Unterlagen, die weitere Informationen zu diesem Vorgang beinhalten (z. B. den
Vorgang für Leihannahmen, wenn das Objekt eine Leihgabe war und zurückgegeben wurde).
SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung) 187