Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

Verfahren
Bestandsverwaltung
Festlegung und Überprüfung des Verfahrens
1 Lesen Sie den Abschnitt Bevor Sie beginnen, um
• sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen im Klaren zu sein, die die Durchführung des
Verfahrens betreffen;
• die schriftliche Richtlinie festzulegen, die für die Durchführung des Verfahrens maßgebend
sein wird;
• den Teil des schriftlichen Dokumentationshandbuchs zu erstellen, der sich auf das Verfahren
Bestandsverwaltung in der Institution bezieht.
2 Überprüfen Sie regelmäßig den Teil des Dokumentationshandbuchs, der sich auf die
Bestandsverwaltung bezieht, und ändern Sie diesen bei Bedarf. Änderungen können aus folgenden
Gründen notwendig werden:
• Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen;
• Änderungen der Richtlinien der Institution.
Führen des Bestandsverzeichnisses
3 Da relevante Daten auf verschiedene Systeme verteilt sein können, die u. U. von verschiedenen
Personen und an verschiedenen Orten geführt werden, ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten
festzulegen, um sicherzustellen, dass die Bestandsinformationen in vollem Umfang zugänglich und stets
aktuell sind.
4 Die folgenden Kerndaten der Bestandsinformationen müssen für jedes Objekt/jede Objektgruppe, die
sich in der Obhut der Institution befindet, verfügbar sein:
• Objektnummer (d. h. Zugangsnummer, interne Leihnummer). Wenn das Stück noch keine
Nummer trägt, kann die Vergabe einer temporären Nummer notwendig werden, bis die
eigentliche Nummer ermittelt werden kann oder eine neue permanente Nummer vergeben
wird, falls sich die eigentliche Nummer nicht ermitteln lässt. Temporäre Nummern müssen sich
von anderen Objekt-Identifikationsnummern deutlich unterscheiden, die von der Institution
verwendet werden. Der Aufbau aller Nummern muss im Dokumentations-Handbuch der
Institution klar definiert werden;
• Objektbezeichnung;
• Kurzbeschreibung, idealerweise ausreichend, um das Objekt oder die Objektgruppe (bei einer
Gruppe ist die physische Beschaffenheit des Konvoluts, z. B. ein Schrank mit zehn Schubladen
voller Schmetterlinge, fünf Kartons unsortierter Keramikscherben) eindeutig zu bestimmen;
• Objektstandort;
• Erfassungsdatum und Name des Erfassers;
• Status des Objekts (z. B. ob es erworben, als Depositum hinterlegt, ausgeliehen oder ein
Magazinfund ist).
Diese Informationen werden in vielen unterschiedlichen Verfahren erzeugt und geführt.
Erforderliche Informationen:
• Angaben zur Objektidentifikation
• Angaben zum Objektstandort
• Angaben zum Standort
• Angaben zur Adresse
• Angaben zum Datensatz
• Angaben zum Änderungsverlauf
84 SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung)