Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

Bevor Sie beginnen
Retrospektive Dokumentation
Retrospektive Dokumentation ist eine Kernaufgabe. Das bedeutet, dass eine Institution dem
SPECTRUM-Mindeststandard für dieses Verfahren genügen muss, um die Voraussetzungen für das
Museum Accreditation Scheme in Bezug auf die Dokumentation zu erfüllen.
Arten von Rückständen
Es gibt keine einfache Antwort auf die Frage “Was ist ein Rückstand?” Im Folgenden eine unvollständige
Liste von möglichen Arten von Rückständen, wie sie in einer Institution vorkommen können.
SPECTRUM-bezogene Rückstände
Die Institution sollte von allen verwendeten SPECTRUM-Verfahren Folgendes immer parat haben:
• die Anforderungen an die Richtlinien;
• die Kenntnis der für die Verfahren geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen;
• die die Einführung des Verfahrens begleitenden Handbücher;
• ein Prüfsystem für jedes Verfahren, um ggf. Änderungen daran vorzunehmen.
Lücken bei der Dokumentation der Kerninformationen
Der Mindeststandard für die Dokumentation von Objekten einer Sammlung der Institution ist, Nachweis
über jedes dieser Objekte zu jeder Zeit geben zu können. Zu allen Objekten oder Objektgruppen müssen
die grundlegenden Inventarisierungsdaten erfasst werden, siehe Verfahren Inventarisierung Schritt 4.
Rückstände bei der Erwerbungsdokumentation
Häufig haben Institutionen Rückstände bei der formalen Überführung erworbener Objekte in die
ständigen Sammlungen einschließlich des Eintrages in das Zugangsbuch oder Inventarbuch.
Rückstände bei der Inventarisierung/Katalogisierung
Ein Rückstand bei der Inventarisierung/Katalogisierung ist schwerer zu definieren. Er hängt ab von den
Zielen der Institution für ihr Dokumentationssystem (siehe auch Schritt 1 weiter unten). Das Museum
Accreditation Scheme definiert für Großbritannien Mindestanforderungen an die Katalogisierung (siehe
unten). Viele Institutionen wünschen aber eine ausführlichere Form des Katalogisierens.
Museum Accreditation Scheme
Das Museum Accreditation Scheme formuliert für Großbritannien eine Anzahl von Anforderungen an die
Dokumentation. Die in Deutschland im Aufbau befindlichen Registrierungssysteme für Museen in einigen
Bundesländern tun dies ebenfalls. Das Dokumentationssystem muss nach dem Museum Accreditation
Scheme:
• einen Dokumentationsplan haben, nach dem die Institution besonders bei der Aufarbeitung
von Rückständen arbeitet;
• das Verfahren Objektzugang eingeführt haben, d. h. für jedes Objekt, das in die Institution
gelangt, wird ein Datensatz erstellt;
• das Verfahren Erwerbung eingeführt haben, d. h.:
• ein Erwerbungsregister führen;
• Sicherheitskopien dieses Erwerbungsregisters haben und
• alle Objekte (oder Gruppen von Objekten) beschriften und/oder mit Kennzeichen
versehen;
• das Verfahren Standortverwaltung eingeführt haben, d. h. alle Objektbewegungen
aufzeichnen;
• das Verfahren Inventarisierung eingeführt und zwei verschiedene Zugangsmöglichkeiten zu
den Informationen haben. Eine ist die Inventarnummer und als weitere Möglichkeit werden
Standort, Vorbesitzer oder inhaltliche Klassifikation vorgeschlagen;
220 SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung)