Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

Verfahren
Leihannahme
Festlegung und Überprüfung des Verfahrens
1 Lesen Sie den Abschnitt Bevor Sie beginnen, um
• sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen im Klaren zu sein, die die Durchführung des
Verfahrens betreffen;
• die schriftliche Richtlinie festzulegen, die für die Durchführung des Verfahrens maßgebend
sein wird;
• den Teil des schriftlichen Dokumentationshandbuchs zu erstellen, der sich auf das Verfahren
Leihannahme in der Institution bezieht.
2 Überprüfen Sie regelmäßig den Teil des Dokumentationshandbuchs, der sich auf die Leihannahme von
Objekten bezieht, und ändern Sie diesen bei Bedarf. Änderungen können aus folgenden Gründen
notwendig werden:
• Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen;
• Änderungen der Richtlinien der Institution.
Initiierung und Recherche
3 Eine Leihgabe soll für eine begrenzte Zeitspanne und nicht auf 'Dauer' vereinbart werden – selbst wenn
es eine Option gibt, die Leihperiode zu verlängern. Wenn es bereits Dauerleihgaben gibt, sollte man
versuchen, die Eigentümer zu finden und die Vereinbarung in einen zeitlich befristeten Leihvertrag oder
eine Schenkung zu überführen.
Leihvorgänge können sowohl von der empfangenden als auch von der gebenden Institution initiiert
werden. Bewahren Sie aktuelle Aufzeichnungen über den Status der Leihgabe während des gesamten
Leihvorgangs auf. Jeglicher Schriftverkehr und weitere Informationen über die Leihgabe sollten in einer
darauf bezogenen Akte aufbewahrt werden, die mindestens über den Namen des Leihgebers und die
Nummer des Leihvorgangs zugänglich ist. Verweisen Sie von verschiedenen Stellen auf diese
Dokumente.
Erforderliche Informationen:
• Angaben zur Referenz
4 Halten Sie bereits während des gesamten Recherchevorganges vorläufige Informationen fest, die sich
auf Objekte beziehen, die möglicherweise entliehen werden sollen.
Erforderliche Informationen:
• Angaben zur Referenz
Leihanfragen
5 Leihanfragen müssen schriftlich und so früh wie möglich gestellt werden. Sie müssen mit der vom
Leihgeber verlangten Vorlauffrist übereinstimmen. Dabei sollte auch die Zeit berücksichtigt werden, die
benötigt wird, um die Anforderungen der Staatshaftung und des Zolls zu erfüllen oder um andere
notwendige Vorbereitungen auszuführen.
Leihanfragen sollten mindestens Folgendes beinhalten:
• Termine der vorgeschlagenen Ausleihe;
• Nutzungsort der vorgeschlagenen Ausleihe;
• Kontext und Zweck der vorgeschlagenen Ausleihe (wenn notwendig auch eine Begründung
für die Einbeziehung des Objekts in das Ausstellungsthema);
SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung) 59