Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

• Angaben zum Datum
• Angaben zur Erwerbung
• Angaben zur Leihannahme
Bestandsverwaltung
5 Dokumentieren Sie die Bestandsinformationen, sobald neue Objekte bei der Institution eintreffen. Das
Verfahren beginnt üblicherweise mit der Erstellung eines Objekt-Eingangsbelegs. Idealerweise sollte
diese Information sofort in eine zentrale Objektdatenbank übernommen werden, aber in der Praxis ist
dies oft nicht möglich. Ein gut strukturiertes Verfahren zum Objektzugang sollte eine angemessene
Bestandskontrolle von kürzlich eingegangenen Deposita ohne großen Aufwand ermöglichen.
6 Wenn ein Objekt behalten werden soll, müssen die Angaben in das Zugangsbuch, das Leihverzeichnis
oder die Verwaltungsdatenbank eingetragen werden. Normalerweise ist es nicht empfehlenswert,
Informationen, die sich ändern können, in diese formalen Nachweisakten, die so wenig wie möglich
geändert werden sollten, aufzunehmen. Wenn es allerdings wahrscheinlich ist, dass Verzögerungen in
der Erstellung der Katalogeinträge oder vergleichbarer Aufzeichnungen für den täglichen Gebrauch
eintreten, kann der erste Standort des Objekts in den formalen Zugangseintrag übernommen werden.
Siehe Erwerbung.
7 Sobald ein Katalogeintrag oder ein vergleichbarer Arbeitseintrag erzeugt wurde, sollte dieser die
aktuellen Inventarisierungsdaten enthalten. Im Falle eines manuellen Systems könnten getrennte
Katalogkarten für Standorte gegeben sein und kurzzeitige Standortänderungen durch Stellvertreter-
Karten erfasst werden. Siehe Inventarisierung.
In einem EDV-basierten Sammlungsmanagement-System sollte es möglich sein, die Bestandsdaten
nach Standorten zu sortieren und damit die Überprüfung in der Revision zu vereinfachen.
8 Die Objektnummer ist an dem Objekt selbst anzubringen. Ist dies entweder aufgrund der physischen
Beschaffenheit des Objekts oder weil die Nummer nur vorübergehend gültig ist (z. B. Zugangsnummer,
Leihannahmenummer) nicht angemessen, ist ein Anhänger an das Objekt (oder an den Objektständer
oder den Behälter) anzubringen. Die angebrachte oder angehängte Objektnummer muss immer in der
exakt selben Form in der Bestandsinformation angegeben werden.
Wo unzureichende Nummerierungssysteme zu Identifikationsnummern geführt haben, die inkonsistent
sind oder nicht korrekt sortiert werden können, kann die derzeit gültige Objektnummer normiert werden
(z. B. indem die Reihenfolge von Jahresangabe und laufender Nummer umgekehrt oder die zweistellige
Jahresangabe durch eine vierstellige Jahresangabe ersetzt wird). In diesem Fall sollte die ursprüngliche
Nummer unter „zugewiesene Nummer“ als Bestandteil der Kernbestanddaten aufbewahrt werden.
9 Um die Verlässlichkeit der Bestandsinformationen zu gewährleisten, müssen diese stets aktualisiert
werden, wenn:
• aufbewahrte Objekte an den Eigentümer zurückgegeben werden, siehe Objektausgang;
• aufbewahrte Objekte erworben werden, siehe Erwerbung;
• Leihannahmen zurückgegeben werden, siehe Leihannahme, Objektausgang:
• Leihabgaben den Bereich der Institution verlassen, siehe Leihabgabe:
• Objekte ausgesondert werden, siehe Deakzession und Aussonderung, Objektausgang;
• Objekte innerhalb der Institution bewegt werden, siehe Standortverwaltung;
• Objekte verloren oder verlegt sind, siehe Revision, Verlust und Beschädigung;
• eine Katastrophe eintritt, ein Diebstahl oder eine widerrechtliche Handlung festgestellt oder
vermutet wird, siehe Revision, Verlust und Beschädigung, Risikomanagement.
Zur Revision gehört die Überprüfung der Bestandsinformation. Siehe Revision.
SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung) 85