Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

Nachhaltiges Informationsmanagement
• die Metadaten, die den Standort der Ressourcen beschreiben, korrekt und aktuell sind. Für
Veränderungen der Standortangaben einer Ressource sollte der Systemmanager zuständig
sein, wobei Verfahren für folgende Arbeiten vorhanden sein müssen:
• zur Änderung der Adressangaben der im Informationssystem der Institution elektronisch
vorgehaltenen Ressourcen, wenn Änderungen stattfinden (z. B. bei Übertragung der
Daten auf einen anderen Rechner, bei Änderungen der Netzwerkadresse oder von URLs
in einem Intranet);
• zur regelmäßigen Überprüfung der URLs von Ressourcen, die über das Internet
abgerufen werden, und ggf. Durchführung von Änderungen;
• die vereinbarten Richtlinien für die Sicherheit und Erhaltung der Ressourcen des
Informationssystems eingeführt sind. Dazu gehört die regelmäßige Erstellung von
Sicherheitskopien von Ressourcen und deren Aufbewahrung an einem sicheren Ort (z. B. in
einem feuersicheren Safe, einem Datensafe oder außerhalb der Institution).
Sicherungsprozeduren sollen vom Personal verstanden und regelmäßig getestet werden;
• die Ressourcen durch Firewalls und Antivirus-Software gegen bösartige Angriffe durch
„Hacker“ und Computerviren geschützt sind;
• die Ressourcen gegen versehentliche Beschädigung durch unerfahrene Nutzer abgesichert
sind;
• alle Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten im Hinblick auf die Sicherheit und die korrekte
Nutzung von Ressourcen kennen.
Weitere maschinenlesbare Informationsressourcen
Bei den Informationsressourcen in diesen Medien gehört es zu den Aufgaben des
Informationsmanagements, dauerhaft sicherzustellen, dass:
• die Nutzer des Informationssystems Zugriff auf Ressourcen haben:
• durch das Erstellen einer Fassung der Ressourcen in Papierform und, wenn erforderlich,
ihre Integration in das entsprechende Informationssystem der Institution (z. B. Herstellen
moderner Abzüge von Glasplattennegativen). Näheres zu Metadaten in Papierform
siehe weiter oben
und/oder
• durch die Bereitstellung der Ressourcen im Informationssystem der Institution in einem
digitalen Standardformat, das den breitesten Zugang ermöglicht; dies beinhaltet die
Überführung der Daten vom ursprünglichen in ein anderes Medium (z. B. Digitalisierung
eines Videobandes); Näheres zu computerlesbaren Metadaten von Ressourcen und
Datensicherung siehe weiter oben
und/oder
• durch ihre Speicherung auf ihrem Original-Medium und Ermöglichung des Zugriffs auf
die Ressourcen mithilfe entsprechender Tools. Für Metadaten gilt Ähnliches wie für
Ressourcen in Papierform (siehe oben). Darüber hinaus müssen die Metadaten zu den
Tools, die den Zugriff auf die Ressourcen ermöglichen (z. B. Informationen darüber, wo
ein Spulen-Aufzeichnungs-Wiedergabegerät aufbewahrt wird), erfasst werden.
• die vereinbarten Richtlinien für die Sicherheit und Erhaltung der Ressourcen des
Informationssystems eingeführt sind.
SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung) 33