Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

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Bevor Sie beginnen Bestandsverwaltung In den meisten Museen ist die Primärquelle zur Bestandsinformation für inventarisierte Stücke der Katalogeintrag, insbesondere bei Computer-Systemen, bei denen es keinen Sinn macht, Standortinformationen getrennt zu halten. Inventarinformation für kurzzeitig in der Institution aufbewahrte Objekte und solche Stücke, die noch nicht inventarisiert sind, befindet sich wahrscheinlich in der Eingangsdokumentation oder ggf. im Zugangsbuch. Bei computerbasierten Katalogen sollte die Software in der Lage sein, Kern-Informationen zu extrahieren und diese getrennt von den vollständigen Einträgen zu präsentieren. Bei retrospektiver Inventarisierung einer bestehenden Sammlung sollte der Umfang des Projektes vorher ermittelt werden. Aufgrund des Umfangs der Sammlung, Fehlen von oder Unzulänglichkeiten bei bestehenden Bestandsinformationen kann bei einem großen oder umfangreichen Projekt der Einsatz umfangreicher Ressourcen notwendig werden. Ein sorgfältig ausgearbeiteter und gründlich durchdachter Projektplan wird diesen Prozess vereinfachen. Unter anderem sollten folgende Punkte beachtet werden: • die Anzahl der zu inventarisierenden Exemplare und Objekte. Es kann notwendig sein, die Objekte direkt vor Ort oder ihre Nachweise zu zählen. Umfangreiche Sammlungen machen evtl. eine statistische Abschätzung notwendig; • die Anzahl und räumliche Verteilung der Depots; • ggf. kann eine rationellere Anordnung der Objekte im Depot vor der Inventarisierung notwendig sein (z. B. ähnliche Objekte zusammenzustellen), um das Verfahren effizienter zu machen. (Es ist darauf zu achten, dass bisher noch nicht dokumentierte Sammlungszusammenhänge nicht verloren gehen); • ob die Sammlung so strukturiert werden kann, dass eine ausführliche Inventarisierung unterstützt wird; • die Wahrscheinlichkeit, dass eine solche Inventarisierung zu einer vollständigen retrospektiven Dokumentation führt; • die Auswirkungen auf notwendige Personal-, Hardware- und Software- Ressourcen, IT-Netze und -Infrastrukturen, Ausstattung für Kennzeichnung, Beschriftung und Fotoaufnahmen; • ob die Gelegenheit genutzt wird, auch andere Verfahren einzubeziehen wie Zustandsbegutachtung; • mögliche Finanzierungsquellen für Personal und Sachmittel; • die Unterstützung durch die Leitung der Institution, um ausreichend Zeit und Ressourcen für das Projekt zu gewährleisten. Es ist wichtig, dass Verfahren zur Standortverwaltung vor der Bestandskontrolle eingeführt sind, um undokumentierte Standortveränderungen der Objekte zu vermeiden. Rechtliche Rahmenbedingungen Rechte Mit Objekten und anderen Materialien können Rechte verbunden sein (z. B. Copyright, Urheberrechte, Verwertungsrechte). Auch für personenbezogene Informationen, die die Institution erfasst, gelten Rechtsvorschriften (z. B. Datenschutz). Das Verfahren für die Bestandsverwaltung muss diese Rechte berücksichtigen. Nähere Informationen hierzu siehe Rechteverwaltung. Anforderungen an die Richtlinie Die Institution muss eine Richtlinie für die Bestandsverwaltung haben. Es hat sich bewährt, für die Richtlinie festzuhalten: • wann Dokumente zum Bestandsnachweis erstellt und bearbeitet werden müssen; • was inventarisiert werden muss; • wer Zugang zu den Bestandsinformationen hat; 82 SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung)
Bestandsverwaltung • wer befugt ist, die Bestandsinformationen zu aktualisieren; • notwendige Sicherheitsmaßnahmen für den Bestandsnachweis; • die Häufigkeit und der Umfang von Kontrollen der Bestandsinformationen. SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung) 83
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Danksagungen zur deutschen Überset
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Mitwirkende Furlong, Scott National
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Institutionen Einleitung • Sie un
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SPECTRUM anwenden Wie alles zusamme
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Bevor Sie beginnen Risikomanagement
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Retrospektive Dokumentation Definit
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Wirtschaftliche Aspekte der Langzei
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Titel Informationseinheiten Definit
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Verfahren : Datum : Anfang Informat
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Informationseinheiten Vergebene Rec
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Vergebene Rechte : Typ Informations
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Verwandtes Objekt : Nummer Informat
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418 Nachwort Auf den Schultern von
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