Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

Nachhaltiges Informationsmanagement
• das Informationssystem über physische Exemplare der Informationsressourcen verfügt
oder
das Informationssystem Metadaten hat, die das Auffinden einer Informationsressource
ermöglichen (z. B. eine standardisierte bibliografische Angabe, ISBN, Sigelnummer oder URI
[Uniform Resource Identifier]).
• Metadaten, die den Standort der Informationsressourcen beschreiben, korrekt und aktuell sind.
Für Veränderungen der Standortangaben einer Informationsressource sollte der
Systemmanager zuständig sein, wobei Verfahren für folgende Arbeiten vorhanden sein
müssen:
• den aktuellen Standort der Informationsressourcen im Auge behalten, wenn diese von
ihrem ständigen Standort entfernt werden;
• Änderung der Angaben für den ständigen Standort von Informationsressourcen, wenn
dieser sich ändert.
• die vereinbarten Richtlinien für die Sicherheit und Erhaltung der Informationsressourcen des
Informationssystems eingeführt sind. Dazu gehört:
• das Vorhalten von Sicherheitskopien der Informationsressourcen in einem anderen
Medium (z. B. auf Mikrofilm);
• die Lagerung der Informationsressourcen an einem sicheren Ort (z. B. in einem
feuersicheren Safe oder außerhalb der Institution);
• die Verwendung archivechter Materialien zur Speicherung wichtiger Informationen.
Computerlesbare Informationsressourcen
Bei Informationsressourcen, die computerlesbar sind, gehört es zu den Aufgaben des
Informationsmanagements, dauerhaft sicherzustellen, dass
• die Nutzer des Informationssystems auf einem der folgenden Wege Zugriff auf die Ressourcen
haben:
• durch das Erstellen einer Fassung der Ressourcen in Papierform und ihre Integration in
das entsprechende Informationssystem der Institution;
• durch ihre Speicherung im Informationssystem der Institution in einem digitalen
Standardformat, das den breitesten Zugang ermöglicht; dies kann ihre Umwandlung aus
dem Originalformat und ihre Migration auf Medien, auf die das System aktuell zugreifen
kann, beinhalten;
• sobald die Ressourcen in Standardformaten vorliegen, kann der Zugriff darauf wie folgt
geschehen:
• durch die Bereitstellung auf einem Server und den Zugriff über ein LAN oder ein
Intranet
oder durch
• die Bereitstellung auf einem Einzelplatzrechner. Dies erlaubt nur einen
begrenzten Zugriff;
• mittels der URL (Web-Adresse), die auf einen Standort außerhalb des
Informationssystems der Institution (d. h. auf das Internet) verweist und außerhalb des
Einflussbereichs der Institution liegt. Der Zugriff auf die Ressourcen erfolgt über das
Internet.
Wie Ressourcen gespeichert werden und zugänglich sind, hängt davon ab, welche IT-
Ressourcen einer Institution zur Verfügung stehen, sowie von urheberrechtlichen Bedingungen
und damit verbundenen Berechtigungen.
32 SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung)