Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

SPECTRUM anwenden
Wie alles zusammenpasst
SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard besteht aus zwei wesentlichen Teilen:
1. Die Verfahren beschreiben den Vorgang des Dokumentierens von Objekten wie auch die Tätigkeiten
des Sammlungsmanagements in einem Museum.
2. Die Erforderlichen Informationen beschreiben, welche Informationen für die Verfahren notwendig
sind, einschließlich der grundlegenden Objektbeschreibung.
Außerdem ist ein Glossar mit Definitionen und Erläuterungen der in SPECTRUM verwendeten
Fachausdrücke enthalten, mit denen die Leser möglicherweise nicht vertraut sind oder die eine
besondere Bedeutung im Kontext der Museumsdokumentation haben.
Wann sollten Sie SPECTRUM nutzen?
SPECTRUM kann auf vielerlei Weise angewendet werden. Einzelne Abschnitte können unabhängig
voneinander oder gemeinsam genutzt werden. Sie können sich entscheiden, bis zu welcher Tiefe Sie
ein vorhandenes Verfahren anwenden oder ein Objekt beschreiben. Die folgenden Beispiele zeigen
Ihnen, wie Sie SPECTRUM nutzen können.
Wenn Sie einen bestimmten Verfahrensschritt überprüfen
Nutzen Sie SPECTRUM, um die Informationen zu ermitteln, die benötigt werden, und fügen Sie sie in
das Verfahren ein.
Wenn Sie ein internes Handbuch für die Verfahrensabläufe schreiben
Der Abschnitt Mindeststandard in jedem Verfahren erklärt, was Sie mit Ihrer Verfahrensanweisung
erreichen sollten. Jedes Verfahren ist eine nützliche Checkliste und stellt eine Vergleichsmöglichkeit in
Bezug auf die verschiedenen Stufen und die Reihenfolge, in der sie durchlaufen werden müssen, dar.
Wenn Sie ein Handbuch für die Katalogisierung entwickeln
Auch wenn das in Ihrem Haus verwendete System gewisse Einschränkungen oder Anforderungen hat,
legen Sie die erforderlichen Informationseinheiten auf der Basis von SPECTRUM fest und
dokumentieren Sie die Art und Weise, wie Ihr System sie unterstützt.
Wenn Sie eine Richtlinie schreiben
Benutzen Sie den Abschnitt Anforderung an die Richtlinie in jedem Verfahren als Checkliste für
Einzelpunkte, die in Ihre eigene Richtlinie übernommen werden sollen. Sie müssen nicht alle
aufgeführten Punkte übernehmen. Sie sind jedoch ein nützlicher Hinweis darauf, wo Verfahren zum
Stillstand kommen können, wenn keine Mechanismen vereinbart wurden, um Entscheidungen zu fällen.
In Krisensituationen
Ein Objekt wird vermisst. Wer benötigt jetzt welche Informationen? Finden Sie es mit Hilfe des Verfahrens
Verlust und Beschädigung heraus.
Wenn Sie den Einsatz von Ressourcen begründen müssen
SPECTRUM ist die Darstellung von bewährter Praxis durch Praktiker. Deshalb ist es hervorragend
geeignet, wenn Sie z. B. Ihren Vorgesetzten und Trägern erklären müssen, warum Sie einen bestimmten
Aufwand an Zeit und Personalressourcen benötigen, um eine Inventur durchzuführen oder Ihr
Standortverwaltungssystem zu überprüfen oder zu erneuern.
Wenn Sie Leistungsziele aufstellen müssen
Sie wurden aufgefordert, Leistungsziele zu formulieren, um die Finanzierung für das kommende
Haushaltsjahr zu rechtfertigen. Nutzen Sie SPECTRUM, um sicherzustellen, dass die
SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung) 29