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Nachhaltiges Informationsmanagement
Informationen sind Daten, die so strukturiert sind, dass sie für Individuen oder Institutionen nutzbar sind
und an Dritte weitergegeben werden können.
Das Informationssystem einer Institution besteht aus einer Anzahl einzelner Informationsressourcen.
Informationsressourcen können in unterschiedlicher Form vorliegen:
• in Papierform, z. B. eine Kartei, eine Bibliothek, ein Archiv, eine Sammlung von
Zeitungsausschnitten;
• in computerlesbarer Form, z. B. Sammlungsmanagement-Systeme, Digitalbilder, Audio- und
Videodateien, Virtual-Reality-Modelle;
• in anderen maschinenlesbaren Formaten, z. B. Video- und Audioband, Film,
Glasplattennegative.
Eine wesentliche Aufgabe des Informationssystems einer Institution besteht darin sicherzustellen, dass
die in ihm enthaltenen Informationsressourcen für alle Nutzer des Systems zugänglich bleiben.
Nachfolgend einige Richtlinien, die eine Institution befolgen sollte:
Aufgaben
In einem nachhaltigen Informationsmanagement gibt es zwei Aufgabenbereiche, die ggf. von
verschiedenen Personen wahrgenommen werden:
Beauftragter für die Informationsinhalte
Er ist verantwortlich:
• dafür, welche Ressourcen (und welche Versionen) im Informationssystem vorgehalten werden
sollen;
• für die Identifikation der Metadaten dieser Ressourcen.
Systemmanager
Er muss sicherzustellen, dass:
• die Ressourcen in einer allen Nutzern des Informationssystems zugänglichen Form vorliegen;
• die Metadaten für Ressourcen vereinbarten Standards folgen, richtig sind und auf dem
aktuellen Stand gehalten werden;
• das Informationssystem das Urheberrecht/Copyright Anderer für die in ihm enthaltenen
Ressourcen respektiert;
• Ressourcen bei Bedarf auf neue Formate und Medien migriert werden, um die dauerhafte
Zugänglichkeit zu den Daten sicherzustellen.
Diese Aufgaben können von verschiedenen Personen ausgeführt oder für eine bestimmte
Informationsressource von ein und derselben Person ausgeführt werden. Wichtig ist jedoch, dass die
Verantwortung für jede dieser Aufgaben festgelegt wird.
Informationsressourcen in Papierform
Bei Informationsressourcen in Papierform gehört es zu den Aufgaben des Informationsmanagements
dauerhaft sicherzustellen, dass:
SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung) 31