Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

Verfahren
Definieren der Institutionsziele
Retrospektive Dokumentation
1 Definieren Sie den Zweck, den das Dokumentationssystem in der Institution erfüllt. Das wichtigste Ziel
ist der Nachweis über alles, was sich in der Institution befindet, und wo es ist. Jeder Rückstand
diesbezüglich muss vor allem anderen bearbeitet werden.
Ermitteln Sie weitere Ziele des Dokumentationssystems in der Institution, indem Sie folgendes
betrachten:
• Wer sind die Nutzer des Systems, z. B. eigenes Personal, Ehrenamtliche, Controller,
Wissenschaftler, Schüler, Studenten, erwachsenes Publikum?
• Wer sind die Anwender des Informationssystems, z. B. professionelles Personal und/oder
Ehrenamtliche?
• Was unternimmt die Institution, um:
• die Öffentlichkeit über die lokale Geschichte zu informieren?
• Lehrern und Schülern zu helfen, Lehrinhalte umzusetzen?
• die Geschichte einer bestimmten Person, einer bestimmten Industrie oder eines
bestimmten Objekttyps zu erzählen?
• die Lehre an Universitäten zu unterstützen?
• das Leitbild der Institution;
• Wer sind die Träger der Institution und welche Anforderungen haben sie (z. B. benötigen sie
eine Revision)?
• Unter welchen Rahmenbedingungen arbeitet die Institution, z. B. rechtliche Einschränkungen,
Anforderungen durch Träger und Museumsorganisationen und die Bedingungen für die
Finanzierung.
Alle diese Faktoren beeinflussen die Definition der Rückstände.
Legen Sie die Ziele des Dokumentationssystems der Institution unbedingt schriftlich nieder. Verweisen
Sie auf dieses Dokument.
Erforderliche Informationen:
• Angaben zur Referenz
Ermitteln der bestehenden Dokumentationsrückstände in der
Institution
2 Nutzen sie das in Schritt 1 angefertigte Dokument gemeinsam mit dem Abschnitt Bevor Sie beginnen,
um die Rückstände der Institution zu ermitteln. Dies kann durch Auflistung der verschiedenen Arten von
Rückständen und das Abgeben von Stellungnahmen zur Situation der Institution in Bezug auf die
jeweilige Art geschehen.
Legen Sie die Definition der Rückstände in der Dokumentation unbedingt schriftlich nieder und
verweisen Sie darauf.
Erforderliche Informationen:
• Angaben zur Referenz
222 SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung)