Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

Verfahren
Objektzugang
Festlegung und Überprüfung des Verfahrens
1 Lesen Sie den Abschnitt Bevor Sie beginnen, um:
• sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen im Klaren zu sein, die die Durchführung des
Verfahrens betreffen;
• die schriftliche Richtlinie festzulegen, die für die Durchführung des Verfahrens maßgebend
sein wird;
• den Teil des schriftlichen Dokumentationshandbuchs zu erstellen, der sich auf den
Objektzugang in der Institution bezieht.
2 Überprüfen Sie regelmäßig den Teil des Dokumentationshandbuchs , der sich auf den Objektzugang in
der Institution bezieht, und ändern Sie diesen bei Bedarf. Änderungen können aus folgenden Gründen
notwendig werden:
• Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen;
• Änderungen der Richtlinien der Institution.
Erstellen von Eingangsbestätigung und Eingangsdokumentation
3 Wenn ein Objektzugang angekündigt wurde, bereiten Sie sich auf das Eintreffen des Objekts vor, indem
Sie:
• alle spezifischen Bedingungen klären (wenn sie vom Standard abweichen);
• die betreffenden Mitarbeiter informieren;
• sicherstellen, dass ein Magazinplatz frei ist;
• überprüfen, dass der Zustand des Objekts so ist, dass es in der Obhut der Institution verbleiben
kann. (Es wird empfohlen, neue Objekte so lange von anderen Sammlungen zu isolieren, bis
eine ausreichende Zustandsbegutachtung erfolgt ist);
• sicherstellen und bestätigen, dass für Objekte, die unter die Staatshaftung fallen, eine
Zustandsbegutachtung vor dem Transport erfolgt ist.
4 Legen Sie ein Datenblatt für das Objekt an, sobald es eintrifft. Versuchen Sie, so viele Informationen
wie möglich über das aufzubewahrende Objekt vor seiner Ankunft zu erlangen. Wenn der Einlieferer ein
Bestandsverzeichnis zur Verfügung stellt, überprüfen Sie dieses auf mögliche Diskrepanzen und
bestätigen Sie gemeinsam, was in Verwahrung gegeben wurde. In den Fällen, wo Objektzugänge
angekündigt waren, greifen Sie auf die bereits vorbereiteten Unterlagen zurück. Das Datenblatt sollte
enthalten:
• Zugangsnummer;
• Name, Adresse und Telefonnummer des derzeitigen Eigentümers (oder, falls abweichend, des
Einlieferers). Stellen Sie sicher, dass die mit diesen Informationen verbundenen Rechte
gewahrt werden;
• Zugangsdatum;
• kurze Angaben des Zustands und der Vollständigkeit; benennen Sie die
zusammengehörenden Teile von Objekten, die als eine Einheit erscheinen;
• kurze Beschreibung des bzw. der Objekte, einschließlich aller sie begleitenden Informationen
zu Herstellung und Gebrauch;
• Einlieferungsgrund;
• Zugangsart;
• wenn möglich, Anzahl der aufzubewahrenden Objekte (Siehe Bemerkung);
• Auflagen des Eigentümers (oder des Einlieferers) einschließlich Rückgabebestimmungen und
Vermerke über die Vertraulichkeit von Informationen, die der Institution geliefert wurden;
• vereinbartes Rückgabedatum;
52 SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung)