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Capítulo 2.1.- Documentación del Sistema. Plan de Prevención
- Procedimientos: documentos del Sistema que describen, con sus medios materiales y humanos,
la secuencia de acciones y pautas para llevar a cabo una tarea determinada relacionada con la
implantación de un aspecto del Sistema de Gestión.
- Normas o Instrucciones: documentos que describen detalladamente la forma de ejecutar una
operación o conjunto de operaciones necesarias para llevar a cabo una tarea de forma segura
desde el principio hasta el final, recogiendo los riesgos que existen en cada uno de los pasos, y
las medidas a adoptar para eliminarlos o reducirlos.
- Registros: resultado documentado que surge como consecuencia de la aplicación de un
procedimiento, siendo necesario para la realización de las actividades descritas en el Sistema.
- Documentación normalizada: Plan de Prevención, procedimientos, instrucciones, registros y
documentos del Sistema elaborados por los miembros de la estructura organizativa.
- Documentación no normalizada: documentos tales como normas y legislación nacional e
internacional, cartas y fax, relacionados con el Sistema, que no son generados por HipoPAPEL.
- Documentación controlada: son los documentos del Sistema debidamente establecidos,
revisados, aprobados, firmados y distribuidos.
- Documentación no controlada: se denomina documento “no controlado” todo aquel que afecte
al Sistema, aunque no esté regulado como práctica habitual y no sea actualizado
periódicamente.
- Documentación externa: manuales, procedimientos y/o instrucciones, o equivalentes, no
elaborados por HipoPAPEL pero que sean de aplicación al Sistema.
- Copia no controlada: documentos pertenecientes al Sistema que se distribuyen exclusivamente
para fines de información y de forma ocasional. Las personas que realizan estas copias son
aquellas que tienen asignado el control de la documentación en la empresa.
- Formatos: impresos complementarios a todos los anteriores destinados a recoger información y
datos del Sistema y que se han definido en el Plan de Prevención y/o en cada procedimiento.
- Normativas y legislación externa, nacionales e internacionales: documentos editados por las
Administraciones, organismos nacionales o internacionales que normalizan requisitos
relacionados con la Prevención de Riesgos Laborales o con el funcionamiento de los Sistemas de
Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales.
5. Responsabilidades
Director Gerente: aprobación del Plan de Prevención elaborado por el Coordinador de
Prevención tras su debate en la Comisión de Seguridad de la Fábrica y la consulta pertinente
en el Comité de Seguridad y Salud.
Dirección Técnica: aprobación de los procedimientos, normas e instrucciones del Sistema de
Prevención de Riesgos Laborales elaborados por el Coordinador de Prevención tras las
consultas pertinentes con las diversas Áreas y con la representación de los trabajadores en el
Comité de Seguridad y Salud, y tras su debate en la Comisión de Seguridad de Fábrica.
Jefes de Sección y de Área: elaboración, con la colaboración de los Encargados, y resto del
personal y el Coordinador de Prevención, de las Normas o Instrucciones de Seguridad.
Encargados: difusión de las Normas o Instrucciones de Seguridad.
Coordinador de Prevención: elaboración, modificación, revisión, actualización, envío y
consignación de los documentos del Sistema de Gestión (Plan de Prevención y
Procedimientos), y colaboración en el diseño de las Normas o Instrucciones de Seguridad.
Documentación del Sistema. Plan de Prevención Capítulo 2.1. Página 9 de 17