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Capítulo 2.1.- Documentación del Sistema. Plan de Prevención
Documentación procedente del exterior (no normalizada)
Aquella documentación procedente del exterior (de suministradores, clientes y partes
interesadas, en general) relativa o que afecte al Sistema de Prevención de Riesgos
Laborales será remitida al Coordinador de Prevención, de forma que se proceda a la
distribución de la documentación de la forma indicada en el apartado siguiente.
6.3. Distribución
Una vez aprobados, el Coordinador de Prevención distribuye a las secciones o Áreas
pertinentes copias controladas de la documentación del Sistema.
El Coordinador de Prevención realiza las copias necesarias de acuerdo con el “Listado
de distribución” correspondiente, de acuerdo al formato del anexo 1 de este
procedimiento, marcando estado de revisión y las marcas de “Copia controlada”,
asignando a la primera hoja del documento el número reflejado en el listado de
distribución y estado de revisión y el número de orden de las diferentes copias, si fuera
necesario.
Posteriormente, cumplimenta el acuse de recibo de documentación reflejado en el
anexo 2 de este procedimiento, adjuntándolo al listado de documentos modificados.
Creación de listados
Los listados de distribución y estado de la revisión de la documentación del Sistema de
Prevención de Riesgos Laborales son generados por el Coordinador de Prevención o
persona que éste designe para cada documento susceptible de distribuirse.
Los listados se cumplimentan a través del anexo 1 de este procedimiento. En dicho
documento se recoge el estado de revisión del Plan de Prevención, Procedimiento o
Norma o Instrucción al que haga referencia.
Deberán elaborarse listados también para la distribución de la documentación externa
(ver apartado “Documentación procedente del exterior”). En el listado se incluye a las
personas que deban recibir copia de la documentación o revisión, así como el número
de copias controladas que deben recibir. Las modificaciones de los listados deben
contar con la aprobación del Coordinador de Prevención.
Distribución de copias
A la hora de entregar las copias, estás se acompañarán con el registro “Acuse de
recibo” del anexo 2 de este procedimiento. La organización receptora de la
documentación lo firma y lo devuelve al Coordinador de Prevención, que será el
responsable de su custodia y archivo.
Cada vez que se distribuye una nueva revisión de un documento del Sistema, una vez
llega éste a las organizaciones, las mismas deben informar sobre su contenido al
personal al que afecten.
Modificaciones
Cualquier persona de la Organización de HipoPAPEL puede proponer modificaciones a
los documentos del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales.
Documentación del Sistema. Plan de Prevención Capítulo 2.1. Página 12 de 17