uudistuvat oppimisympäristöt - - Mikkelin ammattikorkeakoulu

Työyhteisöjen toiminnalle nykyisin tärkeiden projektien olemuksessa vaihes-
tus on keskeinen määrittävä tekijä. Projektit ajatellaan usein erityisesti vai-
heistettuina ja ainutlaatuisina kokonaisuuksina. Projektinhallinta perustuu
työn ositukseen, resurssien allokointiin ja eri työvaiheiden sujuvaan yhteen-
sovittamiseen. Projektiorganisaatio toteuttaa projektiprosessin, joka voidaan
pelkistää sarjaksi tekoja, jossa henkilöille ja laitteille valitaan erilaisia tehtäviä.
Jonkin ainutkertaisen tehtävän toteutukseen tarkoitetussa projektin suunni-
telmassa kuvataan alku- ja lopputilanne sekä määritellään keinoja alkutilan-
teen muuttamiseksi tavoitellun lopputilanteen kaltaiseksi. Prosessin aikana
projektin eri toimijat muodostavat yhdessä ja erikseen toimenpiteiden ketjuja,
joissa projektin tavoitteet pyritään saavuttamaan. Projetit ovat jo pitkään ol-
leet keskeinen johtamismenetelmä monilla teknisillä aloilla, mutta projekteja
sovelletaan yhä useammilla aloilla, kuten myös tapahtumatuotannossa.
Samoin kuin tarinat ovat hieman eri tavoin jäsenneltävissä vaiheiksi, myös
projekteja jäsennetään toisiaan seuraaviksi vaiheiksi. Toisinaan projektit esi-
tetään kolmena, toisinaan seitsemänä toisiinsa limittyvänä vaiheena, joiden
nimitykset vaihtelevat (Bawdin ym. 2006; O´Toole, Mikolaitis 2002).
Bawdin ja kumppanit (2006) kuvaavat tapahtumatuotannon viisivaiheisena
projektina, jossa kullakin vaiheella on omat tehtävänsä kokonaisuuden osana.
Ensimmäinen vaihe on initiaatio. Tässä määritellään tavoitteet, pohditaan
idean toteutettavuutta ja päätetään joko ryhtyä tai olla ryhtymättä projektiin.
Suunnitteluvaiheessa määritellään asetettujan tavoitteiden tavoittelemiseen
tarvittavia resursseja ja keinoja - laaditaan projektin suunnitelma. Implemen-
taatiovaiheessa - toimeenpanovaiheessa - projektisuunnitelmaan kirjatut re-
surssit hankitaan (henkilökunta, esiintyjät, tilat jne.), tarkennetaan tehtyjä
suunnitelmia muuttuvan tilanteen mukaisesti ja raportoidaan osallisille muu-
toksista. Itse tapahtuma on se, johon suunnitelmat tähtäävät. Tapahtuman
projektihallinta poikkeaa tuotteiden valmistuksesssa tai vaikkapa rakennus-
projekteissa sovellettavasta projektihallinnasta monin tavoin - esimerkiksi
siten, että tapahtuma itse muodostuu ihmisten tekemisistä, jolloin projektin
aikana - se mikä toimitetaan - on valmiina vasta sitten, kun paikalle saapuu
51