Manual de Organización General del Instituto de Seguridad y ...

Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de losTrabajadores del EstadoManual de Organización General del Instituto deSeguridad y Servicios Sociales de los Trabajadoresdel EstadoHoja: 197 de 386Código:RevisiónFecha deElaboración:de los renglones de bienes muebles e inmuebles; obra pública y préstamos personales, que facilitela rendición de cuentas y la fiscalización;7. Procesar las conciliaciones de las Unidades Administrativas Centrales del Instituto que se realizancon las áreas generadoras del gasto, así como con el área presupuestal, referentes a lasoperaciones de activo fijo y prestaciones económicas, para que la información financiera emitidasea: imparcial; libre de errores; representativa y fiel imagen de los eventos y transaccionesrealmente ocurridos;8. Realizar las acciones para la certificación y expedición de copias de los documentos que obren enpoder del Instituto, relativos al ámbito de su competencia para ser exhibidos ante autoridadesadministrativas y jurisdiccionales;9. Elaborar los informes, reportes, formatos y demás documentación requerida por las UnidadesAdministrativas del Instituto, así como por los Órganos Fiscalizadores, y10. Realizar las demás funciones inherentes al cargo que le señale su superior jerárquico o seandeterminadas por la normatividad aplicable.4.3.2.3 Departamento de Egresos y Archivo.Objetivo:Controlar, recibir, organizar y clasificar la documentación que respalda el registro contable del Instituto pormedio del archivo contable y de la Unidad Especializada de Archivo, mediante el oportuno apego a lasdisposiciones legales y administrativas vigentes en materia de archivo y del Sistema Red de Archivos paramantener resguardados y custodiados los documentos que garantizan la confiabilidad y oportunidad de lainformación de que es responsable la Subdirección de Contaduría.Funciones:1. Cumplir con las disposiciones aplicables al archivo contable gubernamental, dando seguimiento a laguarda y custodia de documentación correspondiente a todos los expedientes contables, así comopromover la actualización de la normatividad aplicable al archivo contable institucional y operar deacuerdo con los ordenamientos legales aplicables;2. Administrar toda la documentación soporte de los registros contables institucionales en el ArchivoContable y/o Unidad Especializada de Archivo, según corresponda con base en su tiempo devigencia;3. Recibir, organizar, conservar y proteger los libros contables de: diario, reportes financieros porcuenta, diario por póliza, de balanzas y estados financieros para cumplir con los ordenamientoslegales aplicables;4. Organizar separar y encasillar las cuentas por liquidar certificadas con su documentación soportede: egresos, cuentas por cobrar, deudores diversos, obra pública, activo fijo y pasivo del Institutoaplicando este mismo proceso a los documentos múltiples enviados por la Subdirección deProgramación y Presupuesto;5. Realizar depuraciones, bajas y transferencias al archivo de trámite; así como transferenciasprimarias al Archivo de Concentración de la documentación que genera la Subdirección deContaduría;6. Elaborar actas administrativas y/o minutas de trabajo ante las autoridades competentes, paranotificar los actos que afecten la guarda y custodia del archivo contable;7. Mantener comunicación estrecha con la Tesorería General en materia de control documental, asímismo remitir los reportes validados de la documentación recibida;8. Conservar los pliegos preventivos de responsabilidades, correspondientes a los servidores públicosy a los particulares que hubieren realizado perjuicio económico al patrimonio del Instituto, detectadopor el Órgano Interno de Control en el Instituto, así como los expedientes de cancelación deElaboró Revisó Aprobó