sou 1997 41 - Regeringen

SOU 1997:41 Offentlighet och sekretess 205
dessa inte existerar fysiskt och således inte kan lämnas ut på samma
enkla sätt som traditionella handlingar. De uppgifter som finns i upptagningarna
kan dock lämnas ut. Informationen kan, om tekniken
tillåter det, överföras till en handling av traditionell typ, exempelvis genom
utskrift av innehållet i en ADB-upptagning.
Förvaring
En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att
anse som inkommen till myndigheten eller upprättad där (2 kap 3 §).
Kravet i fråga om förvaring innebär att handlingen skall förvaras hos
myndigheten vid tidpunkten sökandens begäran att få ta del av handlingen.
Det är inte möjligt att t.ex. prenumerera på handlingar som
förväntas komma in till myndigheten eller upprättas av denna. Vidare
gäller att handlingen måste vara "färdig". En sökande har inte rätt att
begära att myndigheten ställer samman uppgifter ur flera handlingar i
en ny, som upprättas för att tillgodose sökandens önskemål. Det kan
dock förhålla sig annorlunda med uppgifter som är lagrade i t.ex. databaser,
om den önskade sammanställningen är okomplicerad.
Uttrycket "förvaras hos myndighet" får dock inte tolkas så snävt att
handlingen alltid måste finnas i myndighetens lokaler för att anses
förvarad där (prop. 1975/76:160 s. 122). Om så vore fallet skulle
reglerna om handlingsoffentlighet med lätthet kunna kringgås genom
att myndigheten lånade ut eller förvarade kontroversiella handlingar
utanför myndighetens lokaler. Även handlingar som exempelvis förvaras
i en tjänstemans bostad är att betrakta som förvarade hos myndigheten.
Likaså är handlingar som lämnas bort för teknisk bearbetning
alltjämt att anse som förvarade hos myndigheten. Däremot blir dessa
handlingar inte allmänna hos en myndighet som enbart ombesörjer
sådan teknisk bearbetning (2 kap. 10 §).
Om ett beslut överklagas och handlingarna i ärendet sänds från
beslutsmyndigheten till den myndighet som skall pröva överklagandet,
skall sekretessfrågor prövas av den senare myndigheten.
Beträffande upptagningar gäller att sådana anses förvarade hos en
myndighet om de är tillgängliga för myndigheten för överföring i sådan
form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas (2 kap.
3 § andra stycket). Normalt skall myndighetens reella tillgång till
upptagningen vara avgörande för bedömningen. Myndigheten skall faktiskt
disponera över möjligheten att överföra upptagningen till läsbar
eller annan uppfattbar form för att upptagningen skall anses förvarad
hos denna (jfr prop. 1975/76:160 s. 89).