QM-Handbuch - Hochschule Hannover

4.03.02 Dokumentenlenkung und -verwaltung
Dokumente
Qualitätsmanagement–Handbuch der FHH
Erstellung
Für die Erstellung der Dokumente ist - soweit sie nicht zentral zur Verfügung gestellt
werden – der prozessverantwortliche Mitarbeiter zuständig.
Prüfung
Die Prüfung der Dokumente durch den zQMB ist wie folgt geregelt:
Einhaltung der Reglementierung (z.B.: Corpoate Design, interne und externe
Normen, Spezifikationen etc.).
Kennzeichnung (Datum, Unterschrift, Ausgabestand, Lesbarkeit, Übersichtlichkeit)
Abstimmung mit den Beteiligten anderer Organisationseinheiten soweit erforderlich.
Die fachliche Prüfung der Dokumente erfolgt durch den Leiter der
Organisationseinheit.
Freigabe
Die Freigabe erfolgt durch den zQMB
Änderung und Austausch
Verantwortlich ist der Ersteller in Zusammenarbeit mit dem zQMB
Archivierung
Ungültig gewordene Orginaldokumente werden entsprechend der Festlegung in der
Dokumentenliste archiviert.
Entsorgung
Der Beauftragte für die Entsorgung der ungültigen Dokumente ist in der
Dokumentenliste festgelegt. Die Entsorgung ist gemäß der Dokumentenliste
durchzuführen.
Aufzeichungen
Aufbewahrung und Vernichtung
Die Festlegungen zur Aufbewahrung erfolgt durch die Leitung der
Organisationseinheit unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen. Die
Aufzeichnungen sind vor Beschädigungen und Verlust zu schützen. Ein schnelles
Auffinden der Aufzeichnungen muss gewährleistet sein. Die Aufzeichnungen werden
nach Ablauf der jeweiligen Archivierungsfrist durch den Prozessverantwortlichen
entsorgt.
Erstellt und inhaltlich geprüft: Freigabe:
Datum: Name: Datum: Name:
07.04.2004 Becker 15.04.2004 Höhn
Änderungsdatum: Seite 2 von 3
07.05.2005 Dreesmann 17.05.2005 Höhn
26.04.2006 Dreesmann 26.04.2006 Höhn
27.09.2007 Dreesmann 27.09.2007 Jaspersen
05.02 DLV.DOC