Briefe gut und richtig schreiben! - Duden - LehrerRaum

248 Geschäftliche Korrespondenz
Wenn Sie in der Absage nur schreiben: »Wir können zurzeit keine weiteren
Aufträge annehmen«, dann ist die Aussicht auf eine zweite Voranfrage
sehr gering. Bedauern Sie ausdrücklich, dass Sie in diesem Fall
kein Angebot abgeben können, und erklären Sie Ihre Bereitschaft für die
Zukunft.
Was sollte die Antwort auf eine Voranfrage enthalten?
Anschrift
In der Betreffzeile die Bezeichnung aus der Anfrage
wiederholen
Anrede, wenn möglich mit dem Namen dessen, der die
Antworten auswertet
Deutliches Interesse an dem Auftrag zeigen
Alle Fragen genau beantworten, bei
Unklarheiten telefonisch nachfragen
Leistungsfähigkeit folgendermaßen
beweisen:
1. Zeigen, dass Sie in der Sache kompetent
sind
2. Besondere Fähigkeiten beschreiben
3. Erklären, warum Sie sich für die zu
erwartenden Aufgaben besonders
eignen
4. Referenzen nennen: Kunden, bereits
ausgeführte Arbeiten ähnlicher Art
5. Informationsmaterial beilegen und
eventuell im Brief darauf hinweisen
Zeitrahmen angeben: Lieferzeiten,
frühestmöglicher Beginn der Arbeiten
Nochmals das Interesse am Auftrag betonen
Gruß
Dank für die Anfrage
Zusage: Absage:
Interesse am Anfrager zeigen
Datum
Genau auf die Fragen eingehen und
dabei Kompetenz zeigen
Bedauern, dass die Voranfrage abschlägig
beantwortet werden muss
Begründung der Absage
Hinweis auf
Alternativen
Informationsmaterial beilegen,
im Brief darauf hinweisen
Zukünftige
Bereitschaft
erklären