Briefe gut und richtig schreiben! - Duden - LehrerRaum

270 Geschäftliche Korrespondenz
Ablehnung von Bestellungen
Hin und wieder kommt es vor, dass eine Bestellung nicht ausgeführt
werden muss, zum Beispiel wenn ohne vorheriges Angebot bestellt worden
ist, wenn das Angebot unverbindlich war oder wenn die Bindungsfrist
des Angebotes abgelaufen ist. Wichtig: Bestellungen, die auf ein
verbindliches, persönliches Angebot hin vorgenommen wurden, dürfen
nicht abgelehnt werden.
Was sollte die Bestellungsablehnung enthalten?
■ In der Betreffzeile steht das Datum der Bestellung,
■ Gegenstand der Bestellung mit genauer Bezeichnung,
■ Bedauern, dass der Auftrag nicht ausgeführt werden kann,
■ Begründung der Ablehnung,
■ Hinweis auf andere Möglichkeiten (Ersatzware, Katalog, Prospekt)
oder neues Angebot und Bitte um Bestätigung des Auftrags.