Briefe gut und richtig schreiben! - Duden - LehrerRaum

312 Geschäftliche Korrespondenz
Das Protokoll
Zweck eines Protokolls
1. Das Protokoll sichert Informationen: Besprechungsergebnisse werden
festgehalten.
2. Das Protokoll informiert: Nichtteilnehmer können sich über die Ergebnisse
informieren und den Verhandlungsverlauf nachvollziehen.
3. Das Protokoll entlastet das Gedächtnis und schafft Klarheit: Teilnehmer
können später bei Differenzen oder ungenauer Erinnerung
den Verhandlungsverlauf nachlesen.
4. Das Protokoll gibt Anweisungen: Es hält genau fest, wer was bis
wann zu tun hat.
5. Das Protokoll hilft kontrollieren: Es kann ohne Mühe geprüft werden,
ob die Anweisungen eingehalten worden sind.
6. Das Protokoll beweist: Alle Beschlüsse, in bestimmten Protokollarten
auch alle Äußerungen der Teilnehmer sind nachweisbar festgehalten.
Anforderungen an das Protokoll
Das Protokoll muss bestimmten Anforderungen genügen, um die o. g.
Zwecke zu erfüllen:
■ Es muss vollständig und unmissverständlich sein.
■ Inhalt und Sprache sollen neutral sein.
■ Es muss verständlich sein.
■ Es muss übersichtlich und gut gegliedert sein.
■ Der Textumfang muss der Besprechung angemessen sein.
■ Es muss allgemein anerkannt werden und als Beweis gelten können.
Protokollarten
Die Anforderungen an ein Protokoll sind demnach sehr unterschiedlich.
Einmal sind nur die Beschlüsse wichtig, ein anderes Mal der ganze Gesprächsverlauf
und ein drittes Mal jede, auch die kleinste Bemerkung
eines Teilnehmers. Deshalb haben sich im Laufe der Zeit verschiedene
Protokollarten herausgebildet. Hier eine �bersicht über die Anforderungen
der verschiedenen Protokollarten: