IMMOFINANZ AG Geschäftsbericht 2012/2013 - Buwog

Einzelabschluss 279Geschäftspolitik unterstützen. Bei der Gestaltung und Evaluierung der Kontrollen wird auf IKS-Benchmarks zurückgegriffen.Die Zielsetzung dabei ist, interne und externe regulatorische Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitigUnternehmensprozesse und Kontrollen effizient zu halten.Als international tätiges Unternehmen bezieht sich die IMMOFINANZ Group bei der Ausgestaltung des IKS auf dasRahmenwerk des Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), das aus fünf Komponentenbesteht: Kontrollumfeld, Risikobeurteilung, Kontrollmaßnahmen, Information und Kommunikation sowieÜberwachung.Das Kontrollumfeld auf Unternehmensebene umfasst die Rahmenbedingungen, unter denen die internen Kontrollmaßnahmenausgestaltet und umgesetzt werden. Wesentliche Bestandteile sind gesetzliche Bestimmungen, unternehmensindividuelleVorgaben und Richtlinien der IMMOFINANZ Group – wie z.B. die Kompetenzordnung, die Compliance-Richtlinie,die Investitionsrichtlinie, IT General Controls – sowie die klare Führungs- und Unternehmensstrukturund die Kommunikation der Grundwerte durch das Management.Kontrollumfeld: Vorgaben und RichtlinienDie bestehende Prozesslandschaft stellt die Ausgangsbasis für die Evaluierung des IKS auf Prozessebene dar. DieKontrollaktivitäten der IMMOFINANZ Group werden mit einer speziellen Prozessmanagement- & IKS-Software imRahmen einer Risiko-Kontroll-Matrix unter Berücksichtigung der Schlüsselrisiken in die Prozessabläufe integriert.Prozessbasierte RisikobeurteilungDas IKS sorgt in der Konzernrechnungslegung und der Finanzberichterstattung dafür, dass die Ordnungsmäßigkeit,Sicherheit und Wirtschaftlichkeit gewährleistet werden und die notwendigen Informationen richtig, vollständig undzeitnah vorliegen. Die Eckpunkte des IKS im Rechnungslegungsprozess bei der IMMOFINANZ Group sind: eine angemesseneFunktionstrennung, durchgehende Anwendung des Vier-Augen-Prinzips bei der Bestell- und Rechnungsfreigabe,Verwendung interner Richtlinien (z.B. des IMMOFINANZ Group IFRS Accounting Manuals), Kontrolle der erhaltenenBuchhaltungsdaten durch das Konzern-Controlling in Bezug auf Richtigkeit, Plausibilität und Vollständigkeit, indie Prozessabläufe integrierte, präventive und detektive Kontrollen und die Automatisierung wesentlicher Kontrollenüber angemessene Systemeinstellungen der Finanzbuchhaltung Navision und der Konsolidierungssoftware Hyperion.Die Implementierung von neuen Richtlinien und Kontrollmaßnahmen wird von laufenden Informationsveranstaltungenund Feedbackrunden unterstützt. Anschließend werden die Fortschritte und Verbesserungspotenziale in planmäßigenManagementgremien berichtet. Im Rahmen der monatlichen internen Berichterstattung werden Budgetdatenmit Ist-Daten verglichen und Abweichungen analysiert, damit Risiken frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmeneingeleitet werden können.Die Einhaltung der Kontrollen wird durch die Interne Revision im Rahmen des Revisionsauftrags überwacht. Die InterneRevision, als Stabsstelle dem Gesamtvorstand der IMMOFINANZ AG und disziplinarisch dem Finanzvorstand (Mag.Birgit Noggler) unterstellt, ist konzernweit für die Erbringung der Revisionstätigkeit zuständig. Für sämtliche Revisionsaktivitätengilt die entsprechende, konzernweit gültige Organisationsrichtlinie.Auf Grundlage eines von Vorstand und Aufsichtsrat genehmigten, jährlichen Revisionsplans prüft die Interne Revisionunabhängig und regelmäßig operative Prozesse und Geschäftsabwicklungen. Die Prioritäten für den Revisionsplanwerden nach Risikokriterien und entsprechend den Organisationszielen festgelegt. Geprüft werden dabei vor allemdie Ordnungsmäßigkeit, die internen Kontrollsysteme und Möglichkeiten der Effizienzverbesserung.Überwachung durch Interne RevisionDie Ergebnisse der Prüfungen werden regelmäßig an den Vorstand der IMMOFINANZ AG und zweimal jährlich an denAufsichtsrat berichtet. Im Rahmen eines Jahresberichts legt die Revision Rechenschaft über ihre Tätigkeit im Revisionsjahrab und präsentiert zusammenfassend alle wesentlichen Revisionsgebiete und -ergebnisse.