Handbuch - Buhl Replication Service GmbH

Kaufmännisches Wissen kompakt
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es Regelungen dazu, gehören diese zur Ablauforganisation. Gibt es keine, können
die Vorgaben 2 bis 5 nicht positiv in diesem Unternehmen bewertet werden.
Und was hat das alles mit der Datenverarbeitung zu tun? Sehr viel! Nehmen wir
einen Auftrag, der direkt vom Verkaufssachbearbeiter angenommen wird. Er
schreibt die Auftragsbestätigung und erstellt – soweit der Kunde nicht widerspricht
– den Lieferschein und die Rechnung. Letztere geht in die Buchhaltung, wo auf die
termingerechte Zahlung der Rechnung geachtet und der Kunde notfalls gemahnt
wird. Übernimmt der Chef einen Kunden und holt einen Auftrag herein, so sollte
dieser möglichst in den gleichen Ablauf münden. Bleibt der vor Ort beim Kunden
geholte handschriftliche Auftrag aber erst noch eine Weile im Auto des Chefs liegen
und landet schließlich in einem Stapel Papiere bei der Sekretärin, die diesen
Stapel nach und nach abarbeitet und den Auftrag irgendwann beim Verkaufssachbearbeiter
abliefert, so besteht die Gefahr, dass er nicht termingerecht ausgeführt
wird. Hier ist die Ablauforganisation zumindest nicht ausreichend geklärt.
Die kleinste Organisationseinheit im Betrieb ist die „Stelle“. Diese Einheit zu
definieren, ist ein wichtiger Schritt zur Klärung der Betriebsorganisation. Eine
Beschreibung dieser Funktion beinhaltet, wer an dieser Stelle für die Aufgaben
verantwortlich ist. Dabei ist aber zu beachten, dass eine Stelle allein noch keine
Arbeit verrichtet und dass sie für Menschen eingerichtet werden muss. Mehrere
Stellen lassen sich Abteilungen (oder Gruppen, in speziellen Fällen Projekten)
zuordnen und bringen diese in eine für das Unternehmen passende Hierarchie.
An der daran entstehenden Struktur (Aufbauorganisation) kann man die wesentlichen
Abläufe darstellen und prüfen. Ergibt sich dann, dass für einen wichtigen
Ablaufschritt zwei Stellen in verschiedenen Abteilungen berührt werden, muss
man sich darüber Gedanken machen, ob die Struktur stimmt oder die Abläufe neu
geregelt werden müssen.
Das Ganze ist zu abstrakt?
Also ein Beispiel aus dem richtigen Leben: Ein Mitarbeiter eines kleinen, regionalen
Lebensmittelgroßhandels ist mit dem Verkauf der Frischwaren betraut. Immer
wieder wird er aber von Kunden mit Wünschen nach Produkten konfrontiert, die
nicht am Lager und auch nicht im Sortiment sind. Da muss er mit der Mitarbeiterin
aus dem Einkauf korrespondieren, die in der Lage wäre, diese Kundenwünsche
durch eine passende Ergänzung des Angebots zu befriedigen. Wenn sie das aber
nicht darf, weil erst der Chef einbezogen werden muss, so erschwert dies den kundenorientierten
Verkauf in der anderen Abteilung. Es gibt nicht nur eine Lösung
für das Problem. Zwei denkbare Ansätze sind: