Handbuch - Buhl Replication Service GmbH

Kaufmännisches Wissen kompakt
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Bei genauer Betrachtung dieser Grundsätze zeigt sich, dass auch bei der Buchführung
mittels EDV nicht auf Grundsätzliches verzichtet werden kann. Das Programm
mag einiges an Arbeit abnehmen. Fehler können aber auch hier nicht
einfach ungeschehen gemacht werden.
An dieser Stelle bietet die EDV-Buchführung aber eine erhebliche und erlaubte
Erleichterung: Buchen ist nämlich auf zwei Arten möglich: im Dialog und als
Stapel. Im ersten Fall fragt das Programm über eine Erfassungsmaske oder so
genannte Dialogbox alle benötigten Details für eine Buchung (Konten, Belegnummer,
Belegtext, Beträge) ab und führt anschließend die Buchung aus. Jetzt
gilt 3.1 der GoS: Eine Veränderung dieser Buchung ist „undokumentiert“ nicht
mehr möglich.
Diese Art der Dialogbuchung bietet sich deshalb nur bei Einzelbuchungen und
größtmöglicher Sicherheit, dass keine Fehler im Buchungssatz enthalten sind, an.
Andernfalls – und das trifft sicherlich auf die meisten Buchungsvorgänge im Alltag
zu – wählt man die Stapelbuchung. Hierbei werden alle anliegenden Buchungen
ebenfalls über eine Erfassungsmaske oder Dialogbox erfasst. Diese werden
dann aber nicht gleich verbucht, sondern in einem Stapel abgelegt. Es ist jetzt
möglich, jede Buchung noch einmal zu prüfen und zu kontrollieren. Das kann am
Bildschirm passieren oder auch auf einem Ausdruck des Stapels. Innerhalb dieses
Stapels ist jede Korrektur „undokumentiert“ möglich (3.2 der GoS), zum Beispiel
auch das Löschen kompletter Buchungssätze.
Die Art und Weise, wie zwischen Stapel und Dialog gewechselt wird, beziehungsweise
wie Stapelbuchungen in die eigentliche Buchhaltung übernommen werden,
ist von Programm zu Programm unterschiedlich. Bei der WISO Mein Büro 2009
buchen Sie zunächst immer im Stapel.
Der Buchungssatz – Grundlage jeder Buchung
Im Verlauf dieses Buches wurde bereits mehrfach vom „Buchungssatz“ gesprochen.
Es ist längst fällig, diesen Begriff zu erläutern. Vereinfacht gesagt ist ein Buchungssatz
eine Anweisung, auf welchen Konten – und auf welcher Kontoseite – bei einem
Geschäftsvorgang gebucht werden soll. Jedem Geschäftsvorgang liegt ein Beleg
zugrunde und von jeder Buchung wird ein Buchungssatz gebildet. Für den erfahrenen
Buchhalter in der Praxis besteht der Buchungssatz in einer Eintragung der
Konten auf dem Beleg (oder in eine Buchungsliste), der anschließend manuell oder
per EDV ins Journal aufgenommen wird. Während des Erlernens (im Selbststudium
oder in Lehrgängen und Schulen) werden die Buchungssätze ausformuliert.