Handbuch - Buhl Replication Service GmbH

Was ist ein Beleg?
Was ist ein Beleg?
In der Buchhaltung werden die Vorgänge des Unternehmens in Zahlen erfasst und
abgebildet. Aus ihnen ergibt sich der Zustand des Unternehmens in Vermögen
und Schulden (statisch: Bilanz) und die Ertragslage des Unternehmens in Gewinn
und Verlust (periodenbezogen: Gewinn- und Verlustrechnung). All diesen Vorgängen
liegen Belege zugrunde. Oder anders gesagt: Alles, was Auswirkungen
hat, spiegelt sich in einem Beleg wieder. Auf Grund dieser Belege wird gebucht.
Einer der wichtigsten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung lautet deshalb:
Keine Buchung ohne Beleg
Belege entstehen im Geschäftsalltag. Sie gelangen von außen (als Fremdbeleg)
und innen (als Eigenbeleg) in die Buchhaltung. Fremdbelege sind zum Beispiel:
Eingangsrechnungen und Gutschriften von Lieferanten, Kontoauszüge der Banken,
Quittungen, Postbelege. Beispiele für Eigenbelege sind: Kopien von Ausgangsrechnungen,
Lohn- und Gehaltslisten, Materialentnahmescheine, Spesenabrechnungen,
selbst ausgestellte Quittungen und so weiter. Fehlt für irgendeinen
Vorgang ein Beleg, so kann ein Ersatzbeleg erstellt werden, der neben Datum,
Grund und Höhe der Einnahme oder Ausgabe möglichst auch einen Hinweis auf
den Grund für die Ausstellung des Ersatzbelegs angibt.
WISO Tipp
Es gibt zahlreiche Situationen, in denen ein Beleg nicht zu erbringen ist – sei
es an der Parkuhr, in der Telefonzelle und durchaus auch einmal im Geschäft,
in dem Sie von der Bedienung unfreundlich angeschaut werden, weil hinter
Ihnen eine Reihe anderer Kunden wartet. Dann nehmen Sie den Kassenbon
für die belegten Brötchen mit und machen daraus einen Eigenbeleg, in dem
Sie die nötigen Angaben ergänzen. Oder – wenn Sie gar nichts an „Beleg“
haben – machen Sie Ihre Angaben auf einem weißen Blatt Papier. Am besten
ist es, wenn Sie einen solchen „Eigenbeleg“ dann auch noch von einem
Zeugen mit abzeichnen lassen. Vorsteuerabzug mit solch einem Beleg ist
allerdings nicht möglich.
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