Handbuch - Buhl Replication Service GmbH

Kaufmännisches Wissen kompakt
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(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen
in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem
die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die
Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt,
der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg
entstanden ist.
Dieser Paragraf regelt deutlich:
� 10 Jahre sind Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und so weiter, sowie die
Buchungsbelege
� 6 Jahre Geschäftsbriefe (der Gesetzgeber spricht von „Handelsbriefen“) beziehungsweise
deren Kopien aufzuheben.
Dabei ist darauf zu achten, dass das Jahr, in dem der Beleg entstanden ist, nicht
mitgezählt wird.
In mittleren und großen Unternehmen mit erheblichem Beleganfall kann es sinnvoll
sein, nicht die Belege selbst, sondern eine Kopie mittels Mikrofilm oder einem
anderen Datenträger aufzubewahren. Hierzu ist ebenfalls im Handelsgesetzbuch
etwas zu finden (§ 257 HGB).
Bilanzen und Jahresabschlüsse dürfen nicht ausschließlich auf einem Datenträger
aufbewahrt werden. Auch das Original ist zehn Jahre lang vorzuhalten. Für
den Rest der Buchhaltungsunterlagen gilt, dass ein Gerät zur jederzeitigen Sichtbarmachung
der Belegkopien vorhanden ist. Die Aufbewahrung auf sonstigen
Datenträgern (Diskette, Festplatte, Magnetband, CD-ROM) ist zwar theoretisch
möglich, scheitert momentan aber noch an der Sicherheit bei langfristiger Aufbewahrung.
Kein (magnetischer und optischer) Datenträger kann bisher die Daten
über die vorgeschriebene Zeit (6 beziehungsweise 10 Jahre) mit absoluter Sicherheit
aufbewahren.