xx - Instituto Nacional de Administración Pública, AC

144 REVISTA DE ADMINISTRAClüN PUBLICA
debe dejarse un márgen, que es como ya dije
ántes, una parte del pliego á la izquierda y en
toda su longitud que se separa ó distingue del
resto por un doblez ó una línea y que sirve
para poner en él, el sello de la oficina, el número
de la comunicacion, el es tracto de su
contenido y al pié, la direccion de la persona
ú oficina á quien se envia. Tratándose de superiores,
este márgen debe tener poco más de
la tercera parte de la anchura del pliego Ó sean
unos la centimetros, como se indica en el modelo
y su escritura y redaccion se hará poco
más ó ménos como en él se vé.
Cuando se trata de un igual en categoría, el
márgen será menor y puede suprimirse el extracto.
Para un inferior, márgen de unos seis centímetros
y tambien sin extracto.
Muchas veces se hace necesario trascribir
en una comunicacion otros documentos. Sea
por ejemplo una órden recibida del superior
y que debe hacerse conocer á iguales ó á inferiores.
Ya dí ántes idea de lo que constituye un expediente.
Agregaré ahora que los documentos
que en él se reunen, deben numerarse progresivamente.
El extracto debe ponerse de manera
que reuna la claridad á la concision.
Uno de los escollos con que se tropieza para
la expedientacion consiste en clasificar los
negocios de manera que, en un solo legajo
puedan contenerse muchos expedientes que
traten de asuntos idénticos, con lo que se hace
más fácil su guarda y consulta.
En el archivo de la Secretaria de Hacienda,
verbigracia, se encuentran muchos sobre licencias
concedidas á Empleados de Aduanas,
de Jefaturas de Hacienda, de la Tesorería general,
etc., etc. Es claro que bajo el rubro de
"Licencias de empleados de Aduanas" pueden
caber todos los expedientes que se refieren á
esos empleados y hasta si se quiere; bajo el de
"Licencias" podrian encerrarse todos los que
á "Licencias" pertenezcan.
Pero hay ciertos negocios, que no es tan
fácil reunirlos bajo una frase ó un nombre
genérico y que sin embargo pueden tener tan
íntima relacion que sí deberian comprenderse
bajo esa forma. Respecto á ellos es necesario
que desde el momento en que se pone el extracto
de cada uno en su carátula respectiva,
éste contenga la idea del asunto con tanta
verdad que sea fácil encontrar el enlace ó analogía
íntima que pueda tener con otros negocios,
á fin de que haya razon para reunirlos
en un legajo y bajo una designacion genérica.
Supóngase, por ejemplo, que, en distintas
épocas de un mismo año fiscal se consultan
por diversas personas puntos dudosos respecto
de la aplicacion de la tarifa del Arancel de
Aduanas, cuyas consultas originan aclaraciones
distintas. Aunque cada uno de esos nego·
cios parece ser independiente de por sí, corno
todos ellos se refieren á la aplicacion de una
sola ley y dan por resultado innovaciones á la
misma, pueden indudablemente reunirse los
expedientes que COn ellos se han formado,
bajo un solo legajo cuyo extracto comun sea
el de: "Consultas y aclaraciones sobre aplicacion
dudosa de la tarifa de la Ordenanza de
Aduanas marítimas y fronterizas vigente.­
Año fiscal de 188... á 188..."y asíse facilita
la busca de cualesquiera de esos asuntos, mejor
que si hubiera de recurrirse al extracto Ó