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A. DIAZ RUGAMA GUIA PRACTICA DEL EMPLEADO EN LA REPUBLlCA MEXICANA 147
asuntos que se le encomiendan para su defensa,
tanto porque puede ser preciso sujetarse
al tenor de un acuerdo que se reciba, como
porque siempre es conveniente en cualquiera
cuestion, conocer los argumentos con que se
pueda combatir la opinion emitida.
La prensa oficial pública con frecuencia expedientes
enteros, con sus informes y resoluciones
respectivas, que es bueno sean leidos
por los empleados, por vía de estudio, pues
algo útil hallarán simpre en ellos.
LIBROS DE REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA. IDEM DE
INVENTARIOS DE EXPEDIENTES.
LIBROS DE PARTES
Los libros en que se lleva el registro de la
correspondencia, tanto recibida como despachada,
son del más alto interés en toda Oficina,
pues facilitan el conocimiento de los negocios
que se han expeditado y dan acerca de
ellos una idea general permitiendo que pueda
encontrarse prontamente la fecha en que fué
despachada 6 recibida taló cual comunicacion
y saber su número correspondiente.
El libro de correspondencia despachada
contiene, por lo general: la fecha, el número
de la comunicacion, la Seccion que la ha expeditado,
la Oficina á que se dirige y un extracto
del negocio que en ella se trata.
El de correspondencia recibida: la fecha en
que llega la comunicacion, su número, si lo
tiene, la Oficina que la remite, extracto del
negocio á que se refiere y á m í me parece que
debe tomarse nota de la Seccion á que pasa
y aun del número del expediente al cual se
agrega.
El de Inventarios de expedientes se lleva en
las Secciones de archivo y contiene comunmente:
fecha en que se recibe el expediente,
Seccion ú Oficina de que procede, número de
él, extracto del negocio sobre que versa, número
6 letra del legajo al cual se agrega y nota
del extracto de éste, aunque lo último no es
de todo punto indispensable. Se acompaña
un modelo de estos libros que ofrece toda
claridad.
En toda Oficina de importancia existe generalmente
un oficial de partes encargado única
y exclusivamente de tomar nota de todo
negocio que se recibe, del acuerdo que sobre
él recae, de la Seccion á que pasa para su despacho,
fecha en que esto tiene lugar, etc., etc.
El Oficial de partes presta muy buenos servicios
tanto á los empleados como al público,
pues unos y otros recurriendo á él pueden tener
noticia inmediata de sus asuntos y ocurrir
á la Seccion que los tiene á su cargo 6 saber si
ya han sido despachados y en qué sentido,
pues de ello asienta constancia tambien en su
libro correspondiente.
A veces este empleado necesita ser uno de
los que más bien conozcan el mecanismo interior
de la Oficina en que sirven, porque él mismo
anota en los negocios, ántes de ir al acuerdo,
la Seccion á que corresponden y algunos
otros detalles.
Me parece oportuno llamar la atencion, ya
que dos veces he usado la palabra Acuerdo
sobre que todo negocio que se presenta en
una Oficina, no produce efecto alguno hasta