Fundamentos de Salud Pública 1 - Biblioteca Facultad de Ciencias ...

de Trabajo, o puede ser un análisis político de
una situación determinada, dar elementos a los
dirigentes para la toma de una o varias decisiones,
en fin, son muy variados los tipos de informes
que se pueden hacer, por tanto, el valor está en
que el destinatario llegue a comprender y se
identifique con sus planteamientos.
Antes de explicar las partes que componen un
informe hay que tener claro cuatro elementos:
1. Características de las personas que van a leer
el informe. De acuerdo con la persona o el
colectivo, así debe ser el lenguaje empleado,
es decir, más o menos técnico. No es lo mismo
el informe que brindamos al director de una
unidad municipal que a una provincial; según
la jerarquía y nivel de asimilación, así será el
lenguaje que se debe utilizar, el grado de
conocimiento del asunto a tratar, etc.
2. Propósitos a seguir con el informe. No es igual
lo que informamos para que se tome una
decisión o para que se conozca simplemente
un hecho.
3. Responsabilidad por los criterios que se
expresan. En este caso se debe definir si es solo
un informe que recoge el criterio personal del
individuo que lo prepara o presentará el
criterio oficial del organismo.
4. Tiempo. El tiempo de preparación de que se
dispone para elaborar un informe depende de
la necesidad de este. A veces es urgente, otras
veces existen 72 h o una semana, quizás hasta
meses, para redactar el documento. En este
caso depende mucho del estilo que debe seguir
para la elaboración, actualización y preparación
del informe sin perder la calidad requerida.
Si es urgente, será necesario ser muy preciso
en cuestiones específicas del problema
determinado.
Las partes de un informe deben ser:
- Título y consideraciones previas. Permite
ubicar al lector en el objetivo del informe y los
motivos, conclusiones y recomendaciones
fundamentales:
· Título. Debe ser breve y con la mayor
exactitud posible. Por ejemplo, no diga
«Trabajo consistente en el análisis de la
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Tuberculosis Pulmonar en las 14 provincias
del país», mejor decir: «Análisis de la
Tuberculosis Pulmonar en el país. Año X».
· Antecedentes. Expresar los motivos que
justifican la preparación del documento.
· Guía para la lectura o índice. Para que el
lector pueda ubicarse en los asuntos tratados
en el informe de forma muy breve.
· Conclusiones y recomendaciones. Ubica
al lector sin tener necesidad de leer el
informe en su totalidad. Esto garantiza
despertar el interés del lector, venciendo la
tendencia generalizada de guardar el informe
para una lectura «cuando haya
tiempo».
El informe resulta superior en la medida
que sea más compacto, más directo, más
sencillo y muestre interés de ser leído.
- Cuerpo del informe. Es el grueso de la
información detallada en sus distintos
aspectos donde se explica: el proceso seguido,
los materiales o equipos empleados en el
trabajo, la validez científica de los métodos
usados, las consultas y discusiones tenidas
alrededor del trabajo realizado, las alternativas
de solución, ventajas y desventajas de
cada una de ellas, los aspectos no
considerados en el análisis y que puedan ser
significativos en cuanto al valor de las tesis
formuladas, tablas, gráficos e indicadores que
faciliten la interpretación del contenido del
informe y, por último, las conclusiones y
recomendaciones con mayor amplitud que en
la sección inicial.
Debe estar clara la diferencia entre opiniones
y hechos, no abuse de los adjetivos, ni de la
retórica; sea sencillo, sobrio. La presentación
del informe debe ser con calidad y agradable
a la vista, utilice argumentos que digan algo
al destinatario. No haga informes de
complacencia, sea honesto en sus planteamientos
aunque no esté de acuerdo con su superior
y revise la ortografía o posibles errores sintácticos
antes de entregar el informe, ofrézcalo a
otros compañeros con experiencias al respecto
para su lectura y consejos.
- Complementos. No forman parte del informe,
pero ayudan al lector a ampliar sus conocimientos.
Veremos a continuación algunos de
los elementos complementarios.