Desarrollo Organizacional-Rafael Guizar

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Capítulo 5 Instrumentos para recopilar información
Ejemplo A Resumen ejecutivo de los hechos
de mayor importancia
2 de noviembre de 2013.
A: Miembros del Consejo Directivo Casa Hogar Los Infantes
de León.
Presente,
De acuerdo con las instrucciones del profesor Rafael
Guízar Montúfar y con la autorización otorgada por ustedes,
hemos procedido a la realización de un estudio de las funciones
administrativas de la Coordinación Administrativa y de
la Coordinación de Ingresos, con el fin de hacer recomendaciones
en relación con las funciones de planeación, organización,
dirección y control llevadas a cabo en el desarrollo de
ciertas actividades.
Hechos sobresalientes:
1. En ambas Coordinaciones, los Directores se caracterizan
por tener un gran compromiso con la Institución.
2. Los empleados muestran pertenencia y lealtad a la organización
por su giro altruista.
3. Se trata de aprovechar al máximo los limitados recursos
que manejan para el beneficio de la población que atienden.
4. Existe un claro esfuerzo en las Coordinaciones por estructurar
y profesionalizar las funciones.
5. Se tiene una estructura sólida en el área de recaudación
de donativos y esto se traduce en mayores ingresos y por
tanto en un mayor alcance en la ayuda a la sociedad.
6. La institución cuenta con una misión y visión clara, y los
valores de los empleados, así como su trabajo en general,
concuerdan con la misma. La misión se encuentra
en un lugar visible para que todos los empleados puedan
conocerla.
Oportunidades de mejora:
1. Es necesario formular un análisis de puestos que delimite
las funciones y establezca líneas de autoridad para
resolver la falta de planeación para la sucesión.
2. La autoridad se centraliza y las decisiones las toman los
Directivos, por lo que se debe reforzar la responsabilidad
de cada puesto.
3. Los sueldos que ofrecen deben mejorar, ya que los empleados
los perciben como insuficientes; se aconseja
retomar los vales de despensa como prestación.
4. Los gastos se deben planear, es recomendable elaborar
presupuestos y generar reservas para nómina. Es necesario
operar con estricto apego al presupuesto y los
gastos planeados.
5. Se deben proporcionar viáticos para la obtención de donativos
cuando los recolectores los necesiten.
6. El personal necesita capacitación, la mejora continua es
necesaria en cualquier organización y los empleados se
preocupan por obtenerla.
7. Es recomendable realizar una planeación estratégica
con el fin de establecer objetivos y metas que puedan
ser revisadas periódicamente y que sirvan a la vez como
base para medir el desempeño de los empleados.
8. Se recomienda poner por escrito las políticas y reglamentos
de la institución para evitar así malentendidos
o flexibilidad en los mismos, además de uniformar criterios
y darle mayor sustento y certeza a la manera de
actuar de los empleados.
9. Es muy recomendable establecer un departamento de
recursos humanos que atienda los problemas del personal,
programe capacitaciones y sirva como vínculo de
la empresa con los empleados para generar cohesión
interna, entre otras ventajas.
Asimismo, agradecemos a los miembros del Consejo
por la atención brindada a los miembros de nuestro equipo
de trabajo. Estamos convencidos de que el aprendizaje que
se obtenga del presente estudio será mutuo.
Atentamente,
Joaquín Ventura Pérez
Consultor en Desarrollo Organizacional