2° edizione - Portale Sanità Abruzzo - Regione Abruzzo

„ V_rc`c][ - valutazione - rc_s[m_ ^_c rclc_vc ^_ll’[u^ct: ^_vono _ss_r_ rc_s[mcn[tc ]on l’ora[nczz[zcon_ oaa_tto di audit per
accertarsi che le evidenze siano accurate e che le non conformità siano capite. La non conformità deve indicare:
- la prescrizione violata;
- l’_vc^_nz[ rcs]ontr[t[;
- eventuali ulteriori informazioni: informazioni,evidenze, rilievi
- l’_v_ntu[l_ propost[ ^c [zconc ]orr_ttcv[, qu[lor[ l’OSA ([l qu[l_ r_st[ ]omunqu_ cn ][rc]o l[ `ormul[zcon_ ^_ll[
proposta) sia in grado e ritenga opportuno definirla contestualmente alla stesura del rapporto da parte del gruppo di
audit.
„ Con]luscon_ ^_ll’[u^ct (_spr_sscon_ ^_l acu^czco ^c m_rcto sull’OSA). L’_l[\or[zcon_ ^_ll_ rcsult[nz_ _ l[ pr_p[r[zcon_
delle conclusioni devono essere svolte prima della riunione di chiusura. È necessario che il gruppo di audit si consulti
^ur[nt_ l’[u^ct _ ]omunqu_ prcm[ ^_ll[ riunione di chiusura per condividere le risultanze e altre informazioni raccolte. In
t[l_ mom_nto ^_vono _ss_r_ ^_lcn_[t_ l_ ]on]lusconc ^_ll’[u^ct, [lm_no [ ar[n^c lcn__.
„ L[ rcuncon_ ^c ]bcusur[ ^_v_ _ss_r_ a_stct[ ^[l r_spons[\cl_ ^_l aruppo ^c [u^ct.
H[ lo s]opo ^c pr_s_nt[r_ [ll’ora[nczz[zcon_ oaa_tto ^c [u^ct l_ ]on]lusconc ^_ll’[u^ct. Inoltr_ sc ^_vono rcsolv_r_
eventuali divergenze di opinione relative alle risultanze; se non risolte queste divergenze vanno verbalizzate. In
particolare bisogna evitare di:
- esprimere considerazioni soggettive da parte degli auditor sulle non conformità riscontrate;
- proporre soluzioni alle non conformità riscontrate, che devono invece essere
[ppro`on^ct_ _ propost_ ^[ll’ora[nczz[zcon_ oaa_tto ^c [u^ct (cn ][so ^c audit di parte prima sono invece una logica
conseguenza).
4. PREPARAZIONE, APPROVAZIONE E DISTRIBUZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT:
„ Il r[pporto ^c [u^ct ^_v_ ]ostctucr_ un[ scnt_sc ^_l pro]_sso ^c [u^ct (rc]bc[m[n^o alc o\c_ttcvc, cl ][mpo, c ]rct_rc, cl piano
e le risultanze), includendo eventuali incertezze e difficoltà incontrate. Di norma viene elaborato e redatto in tempi
successivi alla visita. Il rapporto deve riportare anche:
- eventuali opinioni divergenti tra auditor e organizzazione oggetto di audit;
- r[]]om[n^[zconc p_r cl mcalcor[m_nto (s_ sp_]c`c][t_ n_alc o\c_ttcvc ^_ll’[u^ct);
- piani concordati delle azioni a seguire.
D_v_ _ss_r_ ]o_r_nt_ ]on l_ ]on]lusconc ^_ll’[u^ct cllustr[t_ ^ur[nt_ l[ rcuncon_ ^c ]bcusur[.
Nel rapporto di audit non devono essere inserite:
- [nom[lc_ rcs]ontr[t_ _ rcsolt_ ^ur[nt_ l’[u^ct;
- informazioni confidenziali;
- opinioni soggettive;
- dichiarazioni ambigue;
- frasi contrastanti e in contraddizione;
- opinioni e fatti non discussi durante la riunione di chiusura.
„ L’[pprov[zcon_ _ l[ ^cstrc\uzcon_ ^_l r[pporto ^c [u^ct ^_vono _ss_r_ _``_ttu[t_ _ntro cl t_mpo pr_vcsto. Il r[pporto è ^c
proprc_tà ^_l ]ommctt_nt_ ^_ll’[u^ct. Il r[pporto b[ [sp_ttc `orm[lc ]b_ sono ^_tt[tc ^[ll_ pro]_^ur_ ^_l ]ommctt_nt_ _
^_ll’cstctuzcone che ha effettuato le verifiche (logo, date, riferimenti, firme degli estensori e degli approvatori). Per un
esempio di rapporto di audit si rinvia ai documenti del servizio veterinario regionale.
5. CONDUZIONE DI AZIONI SUCCESSIVE ALL’AUDIT
Le conclusconc ^_ll’[u^ct possono _ss_r_ ^c pc_n[ ]on`ormctà [c r_qucsctc oppur_ cn^c][r_ l’_sca_nz[ ^c [zconc ]orr_ttcv_,
preventive, e - se richieste - [zconc ^c mcalcor[m_nto. T[lc [zconc sono ^_]cs_, proa_tt[t_ _^ _s_auct_ ^[ll’ora[nczz[zcon_
oggetto di audit se]on^o t_mpc _ prcorctà ]on]or^[t_, _ non `[nno p[rt_ ^_ll’[u^ct. Il ]ompl_t[m_nto _ l’_``c][]c[ ^_ll_
azioni intraprese (correttive e preventive) devono essere verificate, appositamente o durante un successivo audit.
Pc]]olo prontu[rco p_r l’[u^ctor: ]omportamenti, aspetti relazionali, tecniche
di approfondimento delle verifiche
Immagine del valutatore
- puntualità: è immagine di corretta conduzione del lavoro; i ritardi causano irritazione e spreco di tempo
- cortesia: mantenersi calmi e cortesi è fondamentale; mai abbandonarsi a reazioni emotive o a discussioni nervose, che
possono ]omprom_tt_r_ cl rcsult[to ^_ll’[u^ct
- pr_p[r[zcon_: l[ pr_p[r[zcon_ pr_lcmcn[r_ ^_ll[ vcsct[ cn u``c]co è un’ottcm[ \[s_ p_r l[ ]on^uzcon_ _``c][]_ ^_ll’[u^ct.
La conoscenza specifica del caso evita perdite di tempo e consente di ottimizzare anche gli sforzi delle persone
coinvolte.
Dcmostr[r_ [ll’ora[nczz[zcon_ oaa_tto ^c cn^[acn_ ^c ]onos]_r_ cl proprco l[voro ]ons_nt_ ^c ott_n_r_ pcù `[]clm_nt_ l[
collaborazione dei rappresentanti aziendali durante la verifica.
- precisione: formulare in modo preciso e puntuale le domande agevola lo svolgimento della verifica, mentre una
domanda mal posta genera confusione (o peggio irritazione) e perdite di tempo
Alcune regole di comportamento
- mostrare interesse alle risposte delle persone intervistate
- au[r^[r_ l’cnt_rlo]utor_ n_alc o]]bc _ `[r_ [tt_nzcon_ [l lcnau[aaco a_stu[l_
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