Vademecum du gestionnaire de l'EPLE - Esen - Ministère de l ...

DOCUMENTS A TRANSMETTRE LORS D’UNE PRISE DE FONCTIONGestion budgétaire-La situation des réserves disponibles par service-Les éventuelles délégations de signature-La situation des dépenses engagées avec liste des engagements en attente-L’historique des ouvertures de crédits-Le dossier contenant les factures litigieuses (matériel non livré, erreur sur les prix,…)-La situation des recettes-L’historique des prévisions de recettes-Les restes à recouvrer à mettre en parallèle avec la balance comptable (comptes de classe 4)-Le dossier descriptif des opérations d’équipement (subventions des collectivités territoriales /FSE/autres organismes publics …)-Le dossier relatif aux voyages en cours-Le dossier portant sur des actions pédagogiques diverses tel un atelier de pratique artistique-La situation des fonds sociaux en particulier les décisions des commissions en cours de réalisation-La situation du crédit nourriture (feuilles de consommation, inventaire au jour de sortie)-L’état des tickets repas (le comptable effectuera le rapprochement de cet état avec la comptabilité desvaleurs inactives et le stock réel)-Les arrêtés de constitution de régies-Les nominations des régisseurs-La situation des régies d’avances et des recettes (le gestionnaire sortant veillera à ce que l’ensemble desopérations des régies aient été intégrées dans les écritures du comptable et préparera la remise de servicedu numéraire, des tickets repas et du quittancier arrêtés et rapprochés de la balance, …)Gestion matérielle-L’emploi du temps des personnels et leurs fiches de poste-Le dossier des contrats et conventions conclus par l’établissement, la liste récapitulative de ces contratset les dates de début et de fin-Le relevé des compteurs à jour : eau, gaz, électricité, … notamment celui des logements de fonction encas de mutation de fonctionnaire-Le registre de sécurité à jour (exercices d’évacuation, installations sportives, consignes, commission desécurité) et le dernier rapport d’inspection d’hygiène au niveau de la restaurationConsignes informatiques Application GFC / Windows- GFCADMIN : module administration GFC / Windows• Editer la liste des utilisateurs GFC / Windows• Récupérer auprès de votre prédécesseur le mot de passe GFCADMIN- GFC REGIES• Vous assurez que l’année scolaire a bien été terminée par une fin de période suivie d’une fin dejournée si cette période a donné lieu à une remise de fonds à l’agence comptable• Il ne doit pas y avoir d’opération en attente sur les régies de recettes et d’avances- AUTRES APPLICATIONS• Vous informer auprès de votre prédécesseur de l’emplacement et des modalités d’accès des autresapplications nationales (Presto, GTI, GFE, …) Autres opérations• Vérifier que votre prédécesseur a laissé des indications suffisantes afin que vous retrouviez sansdifficulté l’emplacement :• de vos sauvegardes sur le disque dur ou support amovible• des fichiers de bureautique (lettre type, tableau Excel, documents de travail,…) quipourraient être utiles.Vademecum du gestionnaire en Eple – 2011© Ministère de l’Education nationale -- DGRH ESEN 14