Vademecum du gestionnaire de l'EPLE - Esen - Ministère de l ...

identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numérod’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.COMMENT• Le cycle de vie des archivesArchives courantes :Dossiers vivants, conservés dans les bureaux.CONSTITUTION D’UN DOSSIER :Lors de son ouverture, le dossier doit être identifié au minimum par :-l’intitulé ou titre qui analyse le contenu,-les dates extrêmes (de la plus ancienne à la plus récente).Peuvent s’y ajouter : le numéro d’ordre, si le dossier est scindé en plusieurs chemises ou boîtes l’action administrative, son objet, les personnes, organismes et lieux concernés le type de document (procès-verbal, compte rendu,…)Archives intermédiaires :Dossiers clos, conservés à proximité, dans un local de préarchivage, pour des raisons d’activité duservice ou de prescriptions légales.Archives définitives ou historiques :Dossiers présentant un intérêt historique et versés aux Archives nationales pour être conservésindéfiniment. Le traitement des archives de l’Éducation nationale• Les règles en matière d’archives reçues et produites par les services et établissements concourant àl’Education nationale :Instruction de tri et de conservation 2005-003 du 22 février 2005 au BO n°24 du 16 juin 2005Elle présente un tableau faisant apparaître les critères de tri et de conservation à la suite du délaid’utilité administrative par grandes fonctions et par catégories de documents. Voir document enannexe (pdf 8 pages).Les règles de tri et de conservation présentées dans le tableau joint doivent valoir quel que soit lesupport des archives. Elles valent, en particulier pour les archives électroniques.Comme le rappelle la circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001, “en matière d’archivesélectroniques les agents chargés de la gestion des archives intermédiaires doivent notamments’assurer, dans le respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichierset aux libertés, que la conception des traitements informatiques mis en œuvre permettra deconserver durablement les données dans les délais fixés par les instructions relatives à la duréed’utilité administrative et au sort final des documents. Ils s’assurent que les documents numériquesà verser présentent toutes les garanties d’authenticité et sont accompagnés de l’ensemble desmétadonnées indispensables à l’exploitation ultérieure des données.” Outils de procédures et d’archivage à usage des servicesLe Tableau de gestion d’archives (TGA) :C’est un état des documents produits et reçus par un service ou un organisme, reflétant sonorganisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires.Il indique pour chaque type de document le délai de conservation dans les services et reprend oufixe la durée d'utilité administrative avant transfert au service d’archives compétent pour lesrecevoir, le traitement final et, si besoin, les modalités de tri à lui appliquer.Exemple de colonnes d’un TGA :Délai de communicabilitéVademecum du gestionnaire en Eple – 2011© Ministère de l’Education nationale -- DGRH ESEN 352