Vademecum du gestionnaire de l'EPLE - Esen - Ministère de l ...

Les opérations financières et comptables Fiche V-04Constitution del'avance – récépisséremis au coffreRemise des piècesjustificatives dedépense à l'agentcomptable et contrôlepar ce dernierMandatement desmenues dépensesRégularisation de laclasse 4Reconstitution del'avance si nécessaireRestitution de l'avanceau comptable en find'année scolaireD 548 C D 531 C D 4728 C D classe 6 C D 4012 C100 10080 8080 80100 10080 8080 80D = débit C= créditEn recettes, les écritures sont prises en charge directement par le régisseur ou le comptable.Pièces justificatives :L’avance au « mandataire » est remise par l’agent comptable ou régisseur après signature de laconvention de mandat (voir modèle ci-dessous de l’académie de Marseille, à adapter pour lesdépenses). Sur décision de l’ordonnateur et avis favorable du comptable, l’avance à « détenteurd’avance » est remise par le comptable après signature d’un document (voir modèle ci-dessous).L’agent qui reçoit cette avance doit en justifier l’emploi (par exemple, par la fourniture de tickets decaisse) et remettre les pièces justificatives de dépenses au minimum une fois par mois.Le bordereau des achats au comptant est établi au fur et à mesure et les mandats sont enregistrés au vuedu bordereau et des justificatifs (tickets joints au double du bordereau).Enfin l’agent doit restituer la part de l’avance non utilisée à l’agent comptable (ou le cas échéant aurégisseur).ATTENTIONCette procédure est dérogatoire sur deux points : dépense avant ordonnancement préalable et dépensenon réglée par le comptable public. Elle doit donc être limitée dans la fréquence et les montants.Le «détenteur» ou le « mandataire » agit pour le compte et sous la responsabilité entière ducomptable ou du régisseur.L’agent comptable ou le régisseur doit veiller à la régularisation rapide des avances versées, soit parreversement de l’avance, soit par mandatement.Le régisseur ou l'agent comptable doivent récupérer rapidement les justificatifs.TEXTES OFFICIELSDécret n°62-1587 du 29 décembre 1962 modifié portant règlement général sur la comptabilitépublique.Circulaire n°91-132 du 10 juin 1991 modifiée par la circulaire n o 2001-269 du 28 décembre 2001.Instruction codificatrice n°05-027 M93 du 30 mai 2005, notamment le chapitre 4.Vademecum du gestionnaire en Eple – 2011© Ministère de l’Education nationale -- DGRH ESEN 234