Vademecum du gestionnaire de l'EPLE - Esen - MinistÃ¨re de l ...

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L’EPLE dans son environnementFiche II-02Définir les modalités de facturation de ces charges. Plusieurs modes de calcul sont possibles : montant parélève, pourcentage d’éléments financiers budgétaires, montant défini, conformément au budget dugroupement de service adopté par le conseil d’administration de l’établissement support, au réel, etc…sur présentation d’une facture établie par l’agence comptable.Eventuellement : ce budget sera géré par l’établissement siège de l’agence comptable en service spécialavec réserves (L8…)Les charges induites par la comptabilité de l’établissement sont les suivantes : équipement, entretien et réparation du matériel de l’agence comptable, petite papeterie et imprimés, photocopies, frais de téléphone, télécopie, frais postaux, notamment liés au recouvrement, frais de déplacement de l’agent comptable ou de son adjoint, toute autre dépense liée au fonctionnement du groupement de service, amortissement des biens acquis par le groupement de service.ARTICLE 9 – FRAIS DE DEPACEMENT :Les frais de déplacements des gestionnaires des établissements rattachés et de l’agent comptable entre lesEPLE membres du groupement seront imputés sur… le budget de chaque établissement rattaché concernéou sur le budget propre du groupement selon les modalités choisies.ARTICLE 10 - DISSOLUTION DU GROUPEMENT :En cas de dissolution, les réserves disponibles du groupement de service et les dotations auxamortissements seront dévolues aux établissements membres, au prorata de leur contribution (en cas debudget propre au groupement).Les biens immobilisés resteront la propriété de l’établissement siège du groupement.ARTICLE 11 - DATE D’EFFET, DUREE DE LA CONVENTION, CONDITIONS DE RESILIATIONLa présente convention prendra effet le…..Elle est conclue pour la durée du groupement comptable. Elle pourra faire l’objet d’avenants en coursd’exécution, sur proposition du conseil d’agence comptable.Elle deviendra caduque en cas de dissolution du groupement comptable par l’autorité académique.Fait àleNom prénom fonctionSignatures des ordonnateurs ou de leur délégué et de l’agent comptableVademecum du gestionnaire en Eple – 2011© Ministère de l’Education nationale -- DGRH ESEN 84
L’EPLE dans son environnementFiche II-03II-03 LES GROUPEMENTS DE COMMANDESC’EST-A-DIRELes groupements de commandes procèdent d’une volonté commune de rationalisation de la fonctionachat en regroupant les besoins des établissements adhérents et en organisant une consultationcollective auprès des fournisseurs :- Garantie juridique de respecter le code des marchés publics pour les adhérents et les autorités detutelle,- Obtention de l'offre économiquement la plus avantageuse,- Simplification et rationalisation des tâches de gestion pour les adhérents,- Professionnalisation de l’acheteur coordonnateur,- Rédaction d’un cahier des charges adapté et conforme à la réglementation sont autant de motifssuffisants pour encourager cette procédure.COMMENTLes groupements de commandes constitués entre EPLE sont régis par l'article 8 du code desmarchés publics. Ils peuvent être homogènes (groupements d’établissements d’enseignement) oumixtes (associant des collectivités, des établissements publics relevant de plusieurs ministères et desservices administratifs), leur cadre géographique pouvant être local, départemental, académique ouinter-académique selon les services proposés et les modalités de convention établies.L'établissement coordonnateur récapitule les besoins exprimés par l'ensemble des adhérents etprocède au lancement de la procédure de mise en concurrence et à la passation du marché.Une convention constitutive signée par tous les membres du groupement après accord de leur CAdéfinit ses modalités de fonctionnement et désigne un des membres du groupement commecoordonnateur.Ce dernier est chargé de procéder pour le compte de tous les adhérents signataires de la convention, àl'organisation de l'ensemble des opérations de sélection d'un ou de plusieurs contractantsconformément aux règles de la commande publique. L'établissement coordonnateur (pouvantêtre représenté par le gestionnaire non-comptable et non-régisseur) peut aussi être chargé de signeret de notifier le marché (chaque membre du groupement s'assurant de sa bonne exécution)éventuellement de l'exécuter au nom de l'ensemble des membres du groupement (ce qui est rare etplus difficile à réaliser pour le coordonnateur).Dans les deux cas, la convention peut prévoir que la CAO (commission d'appel d'offres) soit celle ducoordonnateur. C’est en général la solution choisie dans le cadre des groupements de commandesavec de nombreux adhérents.Le gestionnaire de l'établissement coordonnateur sauf s'il est aussi agent comptable peut pardélégation en être le représentant et à ce titre présider aux réunions préparatoires à la CAO et auxdifférentes procédures.ATTENTIONNécessité pour chaque adhérent d’effectuer un suivi précis de la qualité du service et de respecterles quantités souscrites lors de l’état des besoins. Cette condition est capitale pour la réussite dudispositif.Il est indispensable pour les différents gestionnaires adhérents de vérifier la conformité et lacohérence des besoins exprimés notamment en matière de denrées alimentaires.Contrôle indispensable des prix facturés en regard du certificat délivré par le coordonnateurainsi que des conditions du marché signé et du cahier des charges établi.Lister les groupements auxquels l’établissement participe et favoriser l’achat groupé par rapportà l’achat direct car non seulement des économies substantielles sont possibles mais aussi laVademecum du gestionnaire en Eple – 2011© Ministère de l’Education nationale -- DGRH ESEN 85
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