Vademecum du gestionnaire de l'EPLE - Esen - Ministère de l ...

Le budget : de la préparation à l’exécutionFiche IV-24Les frais occasionnés par le repas du midi sont pris en charge afin d’éviter tout surcoût aux familles.Deux cas de figure peuvent se présenter. Soit une convention avec l’entreprise d’accueil ou unEPLE à proximité, ce qui permet d’éviter un surcoût à la famille : l’élève est constaté comme demipensionnaireet l’établissement règle directement la facture pour la restauration du stagiaire. Soit, encas d’impossibilité de conventionnement, le versement d’une allocation forfaitaire aux famillesconcernées ; son montant, qui doit être voté par le CA, doit tenir compte de l’estimation d’unsurcoût moyen par rapport au prix de la demi-pension.Concernant l’hébergement et les nuitées, la réglementation ne prévoit ni prise en charge financière,ni remboursement. L’élève interne bénéficiera d’une remise sur son forfait d’internat pour la duréedu stage, et l’élève demi-pensionnaire d’une remise sur son forfait de demi-pension. Pour aider lesfamilles à supporter le surcoût de l’hébergement lié à la durée du stage, il est possible de solliciterl’attribution d’une aide sur fonds social ou caisse de solidarité et de rechercher un établissementproche disposant d’un internat. En cas d’hébergement dans un autre EPLE, il sera établi uneconvention précisant les modalités de règlement : paiement direct par la famille ou facturation àl’établissement d’origine qui percevra ensuite le montant auprès de la famille.Le surcoût des dépenses de transport des élèves de leur résidence à leur lieu de stage par rapport aulycée peut être remboursé sur justificatif sur la base du coût moyen d’un billet de seconde classe autarif en vigueur. Si le stagiaire est amené à utiliser un véhicule personnel pour se rendre sur son lieude stage, il doit au préalable effectuer une demande écrite pour utiliser son véhicule personnel etattester qu’il est assuré. L’annexe financière de la convention fixera les conditions de transport,notamment la fréquence.Il est impératif que le conseil d’administration de l’EPLE délibère préalablement sur le principe etsur les modalités de remboursement : justificatifs, tarif de remboursement si utilisation du véhiculepersonnel, fréquence des trajets remboursables, mode de calcul, etc…L’élève prendra en charge ses déplacements et sera remboursé ultérieurement sur présentation dejustificatifs.Pour les stages à l’étranger, les stagiaires peuvent percevoir une aide forfaitaire pour les dépensesautorisées (restauration, transports), ou un pourcentage, au vu des justificatifs. Cette aide sera priseen charge sur la subvention stage en entreprise. A noter que pour les stages à l’étranger lesfinancements européens permettent de prendre en charge les nuitées. Les stages à l’étranger sontpris en charge dans la mesure où ils sont prévus par les référentiels et ne correspondent pasuniquement à des convenances personnelles.Modalités pour les enseignantsLorsque la prise en charge directe des billets de transport par l’EPLE n’est pas possible, l’ensembledes frais de mission induits par la visite des stagiaires dans l’entreprise est remboursé directement àl’enseignant ayant effectué la mission sur présentation d’un état de frais accompagné de piècesjustificatives. Les textes prévoient la possibilité de verser une avance sur les frais de mission.Voir la fiche IV-26 sur les frais de déplacements.Assurance.Le chef d’établissement doit souscrire une assurance couvrant la responsabilité civile du stagiairepour les dommages matériels ou corporels qu’il pourrait causer au cours de son stage. Si l’élève estautorisé à utiliser un véhicule appartenant à l’entreprise où il effectue son stage, la responsabilitédes dommages causés par l’élève relève de la police d’assurance de l’entreprise.Vademecum du gestionnaire en Eple – 2011© Ministère de l’Education nationale -- DGRH ESEN 218