Vademecum du gestionnaire de l'EPLE - Esen - MinistÃ¨re de l ...

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L’accueil et le service annexe d’hébergementFiche VII-12VII-12 TABLEAUX DE BORD ET ANALYSE DE GESTIONLe gestionnaire étant chargé de la mise en œuvre du contrôle de gestion appliqué àl’établissement, doit se construire des tableaux de bord pour l’aider à prendre des initiativespertinentes et à réaliser des analyses permettant une meilleure gestion.Cela le conduira, par exemple, à modifier le système de reprographie ou la communication, derenégocier les contrats et conventions, de revoir la politique d’achat de produits alimentaires et defournitures.GESTION ALIMENTAIREC’EST-A-DIREDéterminer tout ce qui intervient dans le prix d’un repas et gérer le crédit nourriture dans le cadredu service annexe d’hébergement chapitres au R2 ou L2 selon le cas.COMMENTEn vérifiant régulièrement l’utilisation du crédit nourriture et en faisant un bilan mensuel degestion.En calculant périodiquement (une fois par an, avant l’élaboration du budget) le coût réel du repaspar type de prestation fournie (repas interne, demi-pensionnaire, repas commensal par catégorie,petit déjeuner,...).En analysant les factures de denrées, les consommations d’énergie et les contrats de maintenance.En observant les méthodes de travail des personnels et en les adaptant au mieux.En inventoriant le matériel et les équipements et en évaluant leurs dépréciations. Voir la fiche sur lesuivi du crédit nourriture.GESTION MATERIELLEC’EST-A-DIREVérifier au moins une fois par an avant l’élaboration du budget que tous les contrats(maintenance, fournitures, énergies, prestations, …) correspondent réellement aux besoins.Tenir à jour régulièrement les consommations avec un cahier de relevé des compteurs et analyserleur évolution. Cela permet de s’apercevoir notamment des fuites d’eau.Les résultats de l’analyse peuvent amener le gestionnaire à changer, par exemple, les appareilsd’éclairage ou à procéder à la modernisation des réseaux.Etablir le coût de chaque service et projet :– reprographie (coût global d’une copie),– téléphonie et internet,– affranchissements,– sorties et voyagesPrévoir les achats ou contrats après une analyse préalable sur le coût réel global des achats (achat+ entretien) et leur utilisation effective.Utiliser si possible les achats groupés (groupements de commandes gérés par les EPLE ou d’autresstructures. Cela permet une plus grande sûreté juridique, l’assurance d’un cahier des charges solideet la garantie de réelles économies sur les produits, fournitures et services à moyen terme.Passer les achats de matériels et fournitures (y compris la reprographie) par l’intermédiaire del’UGAP (évite la passation d’appels d’offres ou de MAPA et constitue une garantie juridiquecertaine).Vademecum du gestionnaire en Eple – 2011© Ministère de l’Education nationale -- DGRH ESEN 346
L’accueil et le service annexe d’hébergementFiche VII-12COMMENTEn mettant en place dans chaque service un système de collecte d’informations. En analysant lesfactures, les méthodes de travail, les consommations réelles, les performances réalisées.En publiant les informations adéquates et en motivant les personnels et usagers de l’intérêt de fairedes économies qui permettront la réalisation d’opérations spécifiques d’amélioration de la viecollective.POUR ALLER PLUS LOINCirculaire n° 97-035 du 6 février 1997Les cahiers détachables d’Objectif Etablissement n°18 automne 2003Revue Intendance publiée par l'AJI : www.aji-france.comVademecum du gestionnaire en Eple – 2011© Ministère de l’Education nationale -- DGRH ESEN 347
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