Il controllo di gestione nell'amministrazione finanziaria ... - Magellano

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102 mazione, all’azione, al controllo ed alla verifica dei risultati per tornare alla programmazione (Figura n. 3). L’applicazione di questo processo permette di proiettare la gestione verso un “miglioramento continuo”, in termini di efficacia ed efficienza, in cui l’attenzione sui risultati non riguarda solo la valutazione della gestione trascorsa ma rappresenta un importante riferimento su cui costruire la programmazione di quella futura. 5.1.3 Ruolo e compiti delle staff di Pianificazione e Controllo La funzione tipica delle strutture di PeC è quella di supportare i centri di responsabilità (d’ora in poi, per brevità, CdR) durante le fasi di “programmazione”, per la formulazione e l’assegnazione dei budget,e di “controllo” per attivare delle azioni correttive in corso di gestione ed alimentare il processo di programmazione dell’anno successivo. Queste strutture hanno, inoltre, il compito di mantenere il funzionamento del processo di PeC direzionale attraverso l’attivazione di sottoprocessi di supporto quali, ad esempio, la verifica dei sistemi informativi e l’aggiornamento degli archivi. Facendo riferimento all’impostazione del sistema di PeC originariamente previsto per il Dipartimento delle entrate, le attività di competenza delle staff possono essere raggruppate in tre aree di riferimento: preventivazione, consuntivazione e funzionamento. L’Ufficio di PeC (staff di 1° livello) è competente delle seguenti attività raggruppate nelle tre aree sopra indicate: Area preventivazione: è composta dalle attività relative al processo di budget integrato che si conclude con la redazione di un budget (economico, di produzione e di risorse umane) elaborato consolidando i budget assegnati alle DR e Centrali. In particolare le attività di preventivazione possono essere individuate come segue: • supportare il processo di pianificazione strategica sulla base delle linee guida fissate nella convenzione con il Ministero delle finanze; • partecipare allo stato di previsione della spesa con riferimento all’individuazione delle risorse finanziarie funzionali al raggiungimento degli obiettivi assegnati dalla convenzione; • supportare il processo di definizione del budget dell’agenzia; • partecipare alla formulazione dello stato di previsione delle entrate; • gestire e coordinare il processo di PeC direzionale garantendo l’integrazione e la coerenza complessiva del ciclo con quello strategico; • assicurare un supporto costante al Direttore dell’agenzia in sede di negoziazione degli obiettivi previsti dalla convenzione; • garantire la puntuale e tempestiva diffusione, a tutte le strutture di staff, delle linee guida di budget; • curare la definizione ed il consolidamento del budget a livello di agenzia. Area consuntivazione: comprende le attività inerenti la rilevazione dei dati ai fini del monitoraggio della gestitone. Il controllo concomitante e consuntivo è rivolto alla formulazione di proposte per azioni IL CONTROLLO DI GESTIONE NELL’AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA DELLO STATO
correttive che possono essere dirette sia alla gestione in corso, per riorientarla verso i risultati attesi, sia alla gestione dell’anno seguente, per la programmazione di nuovi obiettivi. Le attività svolte sono le seguenti: • segnalare eventuali problemi di alimentazione dei dati ed intervenire per garantirne la tempestiva rilevazione; • assicurare la puntuale raccolta dei dati “manuali” attraverso l’interazione con le strutture di staff centrali e regionali; • elaborare le note tecniche sulla gestione per le DC; • garantire il costante supporto interpretativo dei dati consuntivi al Direttore dell’agenzia ed alle DC e Regionali attraverso l’analisi degli scostamenti, per fornire elementi utili alla successiva formulazione di nuove proposte di intervento; • svolgere tutte le attività necessarie alla preconsuntivazione a livello centrale. Area funzionamento: riguarda le attività di supporto al processo di PeC necessarie per il corretto funzionamento di tutto il sistema e per il coordinamento degli attori coinvolti in esso. Le attività sono rivolte a svolgere i seguenti compiti: • definire il calendario di budget e la periodicità del reporting assicurandone la tempestiva comunicazione alle DC e Regionali; • definire gli eventuali fabbisogni in termini di strumenti di supporto necessari al corretto funzionamento del sistema di PeC direzionale; • coordinare funzionalmente le attività di PeC delle DC e Regionali; • proporre al Direttore dell’agenzia adeguamenti/miglioramenti del sistema di PeC (anche attraverso la creazione di gruppi di lavoro o di progetto); • fornire alle DC e Regionali il necessario supporto alla comunicazione di dati ad altri enti interni ed esterni, anche su base storica e statistica; • utilizzare gli archivi interni dedicati ai dati di competenza del sistema direzionale assicurandone il puntuale aggiornamento. Le funzioni proprie degli uffici deputati al CdG sono dirette a supportare le DC e Regionali. Come detto in precedenza, anche le attività svolte da queste strutture di staff (di 2° livello) possono essere distinte nelle tre aree di preventivazione, consuntivazione e funzionamento in quanto sono complementari a quelle svolte dall’Ufficio Pianificazione e Controllo: Area preventivazione: l’attività è strettamente legata a quella dell’ufficio centrale e consiste nel supporto ai Direttori Centrali e Regionali, durante le fasi di predisposizione del budget integrato, di negoziazione, di assegnazione degli obiettivi agli uffici dipendenti e di riprogrammazione degli obiettivi di gestione. In particolare i compiti sono quelli di: – facilitare l’applicazione delle linee guida previste dalla convenzione; – curare la predisposizione del budget delle DC e Regionali; – assicurare un supporto costante ai Direttori Centrali e Regionali in sede di negoziazione degli obiettivi con il Direttore dell’agenzia; IL SISTEMA DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE 103
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