Il controllo di gestione nell'amministrazione finanziaria ... - Magellano

isorse finanziarie necessarie per coprirne le spese viene assegnato
esclusivamente alla relativa DC che assume, nel caso specifico, le vesti
di CdS unico per le retribuzioni fisse e gli oneri previdenziali.
Un altro esempio può essere costituito dall’assegnazione del budget
finanziario relativo alle risorse monetarie da impiegare per la pulizia
degli uffici o la vigilanza, od ancora per le attrezzature tecniche.
Per questa tipologia di costi è la DR la struttura (CdS) che ha il potere
di gestire un budget delle risorse monetarie, e quindi del “potere di
spendere”. La DR stessa provvede ad autorizzare le spese per le richieste
portate dalle strutture ad essa subordinate, e quindi la spesa che
per esse si prevede di sostenere. In questo caso, quindi, gli UL sono
considerati semplici ripartizioni organizzative sulle quali “distribuire”/monitorare
la spesa relativa alle voci su-indicate, nonché, quali
CdC, anche unità responsabili dell’utilizzo dei fattori produttivi (e
quindi del loro consumo espresso in termini di costo). Agli uffici considerati
come CdS, infine, la DR assegna un budget di risorse finanziarie
molto limitato e relativo a poche voci di costo, che i medesimi possono
autonomamente amministrare senza dovere chiedere alcuna
sorta di autorizzazione. Si tratta di spese postali, spese telefoniche,
spese per notifica atti, per materiali di consumo e per missioni o
straordinari e di una cosiddetta “piccola cassa” con la quale poter
effettuare le spese ritenute più urgenti.
Riepilogando, sono CdC tutte le unità organizzative rilevanti per il
sistema di PeC e per le quali è individuato un responsabile (sono cioè
qualificabili come CdR) sui quali monitorare il consumo di fattori
produttivi: l’agenzia (come unico CdC a livello macroaggregato), le
DC, le DR e gli Uffici periferici. Ad esse è attribuita una funzione di
“previsione di assorbimento di risorse”.
Sono anche CdS, invece: la DC Amministrativa, la DC del Personale,
la DC Sistemi e Processi, le DR. A queste, alle quali è attribuita la
funzione di “autorizzazione a spendere”, compete il compito di impiegare
direttamente od eventualmente assegnare il budget monetario di
specifiche voci di spesa alle strutture sott’ordinate 25.Più precisamente,
più alta è la posizione dell’unità organizzativa nella scala gerarchica
della struttura, maggiore è il grado di autonomia sulla gestione del
processo di spesa.
Come già specificato, gli UL operativi sono CdS solamente per ciò
che concerne i cosiddetti acquisti di “piccola cassa” 26.
Primo passo, quindi, per l’assegnazione delle risorse è stato quello
di identificare i CdS, i CdC ed il loro livello di decentramento; questo
per definire con precisione:
a) a quali strutture assegnare il relativo budget (quanto a chi);
b) le strutture sulle quali monitorare semplicemente il consumo delle
risorse.
Di seguito è riportato il documento di budget economico di una
DR. Nella parte dello schema che riepiloga l’importo monetario assegnato
per ogni voce di conto sottostante a ciascuna famiglia, si trovano
i valori di risorse monetarie, attribuite a budget, di cui la struttura
25. I CdS, quindi, in relazione
alla loro posizione
nella scala gerarchica o alla
loro specializzazione funzionale,
detengono il potere
di decidere autonomamente
le modalità migliori
per l’acquisto di una
gamma più o meno ampia
di beni e servizi.
26. È importante ancora
sottolineare, tuttavia, come
le strutture così qualificate
siano in ogni caso suscettibili
di controllo dei costi e
di produzione di reportistica.
I PROCESSI DI PROGRAMMAZIONE E BUDGETING 157