Il controllo di gestione nell'amministrazione finanziaria ... - Magellano

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Tabella 2 - Budget di un centro di costo di 2° livello Denominazione conto Importo assegnato al relativo livello di responsabilità (CdR) Famiglia 01(Beni strumentali - investimenti) Totale Importo assegnato famiglia 01 Software 0 Spese pluriennali € Immobili 0 Manutenzione immobili 0 Attrezzature ed altri beni € Hardware 0 Famiglia 02 - Ricavi e proventi Totale Importo assegnato famiglia 02 Famiglia 03 - Costi di produzione Totale Importo assegnato famiglia 03 Materiale di consumo € ........................ Costi per l’informatica 0 ........................ Consulenze e servizi vari 0 Famiglia 04 - Personale Totale Importo assegnato famiglia 04 Stipendi 0 Oneri sociali e fiscali 0 Compensi per lavoro straordinario € Famiglia 05 - Spese generali Totale Importo assegnato famiglia 05 Stabili ad uso ufficio € Gestione impianti fissi € Pulizia uffici, guardiania e vigilanza € Illuminazione, forza motrice e riscaldamento € Fonte: Agenzia delle entrate. 158 può disporre e che può autonomamente gestire; si trova il valore zero, invece, riguardo alle voci per i cui costi è la struttura gerarchicamente superiore che gestisce il processo di spesa. In questo caso, invece, è riportato un esempio di assegnazione del budget, da parte di una DR, alle strutture sotto-ordinate (gli Uffici locali). Si fa notare come, in questo caso, compaiono solamente le voci oggetto di assegnazione. Come emerge dal budget economico per l’esercizio 2001 dell’Agenzia delle entrate, “(...) nella fase di rilevazione del fabbisogno si è seguita, per quanto possibile, la modalità di costruzione bottom-up attraverso la ricognizione delle necessità economiche di competenza 2001 per singola struttura di vertice e per singolo conto di contabilità gestionale. Il primo momento di costruzione ha, quindi, comportato la richiesta alle DR di stime di fabbisogno per singole voci di costo. IL CONTROLLO DI GESTIONE NELL’AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA DELLO STATO
Tabella 3 - Prospetto di suddivisione del budget di 2° livello alle strutture dipendenti Ufficio Mat. di Spese Spese postali Spese Spese Compensi Missioni consumo postali invio telefono notifica lavoro ordinarie comunicazioni atti straordinario Ufficio Locale 1 € € € € € € € Ufficio Locale 2 € € € € € € € Ufficio Locale 3 € € € € € € € ..................... € € € € € € € ..................... € € € € € € € Ufficio Locale n € € € € € € € Fonte: Direzione Regionale delle entrate del Lazio. Ogni DR ha così evidenziato la propria proposta di budget attraverso la ricognizione delle esigenze economiche per il funzionamento delle strutture da essa dipendenti” 27. Tale documento è articolato in distinte cartelle di assegnazione, per ciascuna delle DC, delle DR, degli Uffici di staff ed infine per gli uffici del Direttore dell’agenzia. L’aggregazione delle tabelle di assegnazione determina il budget dell’agenzia, consolidato alle strutture di primo livello: ciò permette di avere una visione complessiva della destinazione delle risorse disponibili in relazione ai costi di esercizio. Il “Budget economico” contiene, inoltre, una sezione introduttiva dove vengono illustrati i criteri adottati per assegnare le risorse finanziarie alle strutture Centrali e Regionali, di seguito brevemente illustrati. Il processo di assegnazione delle risorse tiene conto delle richieste/previsioni manifestate dalle singole strutture dell’agenzia, consolidate poi a livello di DC o di DR relativamente ad ogni specifica voce di costo di propria competenza. I criteri secondo i quali tali richieste vengono analizzate, valutate, ed in caso accolte, sono stabiliti sulla base di parametri quali il personale di cui una struttura può avvalersi, oppure le attività programmate in convenzione. Talvolta, e secondo le esigenze, vengono anche presi in considerazione parametri più specifici quali, ad esempio, il numero delle comunicazioni che si presume vengano inviate ai contribuenti, il numero delle missioni in base al programma annuale delle verifiche, il numero delle attività formative per il personale ed il numero di uffici da attivare in base al piano di attivazione degli UL. Come già chiarito, per assicurare in fase di budgeting una corretta assegnazione delle risorse “a cascata” ed un corretto monitoraggio di queste, si è resa indispensabile un’articolazione delle strutture organizzative aventi la facoltà di gestire autonomamente determinate voci di costo. Tuttavia è da puntualizzare che, ai fini della analisi dei costi, che trova il suo punto di approdo nella produzione delle varie tipologie di report direzionali, i CdC dei quali si vuole controllare l’efficienza sono costituiti esclusivamente da strutture di primo e di secondo livello. La struttura del controllo integrato, inteso secondo la “vista logica” attraverso la quale sono assegnate le risorse economiche, è impostata (così come accennato in precedenza) 28 considerando le DC e quelle Regio- 27. Cfr. il paragrafo introduttivo del Budget economico per l’esercizio 2001 dell’Agenzia delle entrate. 28. Cfr. nota n. 14. I PROCESSI DI PROGRAMMAZIONE E BUDGETING 159
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