Il controllo di gestione nell'amministrazione finanziaria ... - Magellano

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portante ruolo svolto dai centri di responsabilità di secondo livello. 170 La metodologia adottata per assegnare alle strutture operative il budget della produzione è stata quella di tenere conto di “standard operativi”, utilizzando cioè tecniche di misurazione dei tempi assorbiti dai prodotti scaturiti da ognuna delle attività lavorative. Si tratta in definitiva della determinazione del “Tempo Unitario Medio” (TUM) che la lavorazione di ciascuna unità di prodotto/servizio assorbe (o dovrebbe assorbire) rispetto al totale delle ore destinate ad un determinato processo o ad una determinata attività. Esistono tuttavia alcuni casi in cui non è prevista la definizione di un tempo unitario medio: - prodotti che manifestano una notevole variabilità per quanto riguarda la quantità di risorse assorbite; - attività definite “sperimentali”; - prodotti per i quali è essenziale ai fini gestionali conoscere soltanto i volumi realizzati. Per ogni processo viene individuato un prodotto rappresentativo, detto anche “prodotto equivalente”, che costituisce l’unità di misura del volume di produzione del processo stesso. Si tratta del prodotto di maggiore rilevanza in rapporto alle risorse assorbite e/o al peso che esso assume ai fini gestionali. Tutti gli altri prodotti vengono rapportati ad esso, considerando le risorse assorbite, mediante definiti “fattori di equivalenza”: è così possibile esprimere tutta la produzione in termini di “prodotto equivalente”. Esso è identificato nella codificazione della “griglia dei processi e dei prodotti”, per ogni processo, dal codice identificativo “00”. Ad ogni prodotto equivalente è associato un tempo unitario medio espresso in ore ed in frazioni di ore. Sono state definite anche le “attività non standardizzate”. Esse sono costituite da tutte quelle attività per le quali non è definita a priori una precisa quantità da produrre, oppure da quelle per le quali non è definito un “tempo standard” di assorbimento di risorse umane per unità di prodotto. Vi è infine da notare che tutti i prodotti caratterizzati da un volume di produzione poco rilevante e da un limitato assorbimento di risorse sono raggruppati, sia in fase di preventivo che in fase di consuntivazione, sotto l’unico aggregato residuale denominato “altri componenti”, identificato dal numero di codice “80”. Con la prevista entrata a regime, a partire dal budget per l’anno 2002, della nuova piattaforma informatica Oracle/OFA, la previsione del numero di ore necessarie al conseguimento dell’obiettivo sarà effettuato automaticamente, previa l’individuazione del volume di produzione da realizzare ed associando a questo il rispettivo “monte ore” necessario per la realizzazione, quest’ultimo determinato dalla moltiplicazione dei prodotti per il rispettivo TUM. A partire dalle elaborazioni sviluppate nel 2001, è stato deciso di affiancare alla metodologia del prodotto equivalente una “vista logica” attraverso la quale monitorare, almeno a consuntivo, lo specifico assorbimento di capacità operativa (sempre espressa in ore-uomo) da parte di ciascun prodotto. In questo modo si disporrà per ciascuna linea produttiva di informazioni analitiche sul rapporto risorse/volume di produzione, che potranno essere utilizzate per l’e- IL CONTROLLO DI GESTIONE NELL’AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA DELLO STATO
laborazione di indicatori di produttività globali o riferiti ai singoli fattori impiegati. Di seguito è riportato un estratto dalla “Griglia dei processi e dei prodotti” riferita all’anno 2001. Il primo prodotto elencato per ogni processo è il componente principale o prodotto equivalente. Tabella 4 - Estratto da griglia dei prodotti e dei processi Codice Processo Prodotto Rilevazione Tempo Fatt. di Struttura (min.) equiv. (1) E01200 Dichiarazione di successione liquidate equivalenti Auto 30 UL-REG E01201 Dichiarazione di successione liquidate con ausilio di procedura automatizzata Auto 30 1.00 CDS E01202 Atti liquidati con imposta principale Auto 20 0.67 UL-REG E01203 Iscrizioni a campione memoria Man. 10 0.33 UL-REG E01204 Liquidazione Articoli iscritti a campione di Man. 60 2.00 UL-REG tributi settore registro memoria definiti E01205 Note di trascrizione automatizzate Auto 20 0.67 UL-REG E01206 Contratti di locazione pluriennale controllati Man. 50 1.67 UL-REG E01207 Avvisi di liquidazione redatti e notificati Man. 20 0.67 UL-REG E01400 Rimborsi equivalenti Auto 150 DR-UL- II.DD.- CDS-IVA- REG E01402 Rimborsi modd. 740, 750 e 760 emessi con procedura automatizzata Auto 60 0.40 CDS E01403 Rimborsi mod. 740 manuali Man. 90 0.60 CDS E01407 Decreti di liquidazione rimborsi emessi Man. 70 0.47 DR E01408 Rimborsi Ordinativi di pagamento rimborsi emessi Man. 10 0.07 DR E01410 Rimborsi IVA da dichiarazione erogati dall’ufficio Auto 150 1.00 UL-IVA E01415 Rimborsi IVA da interessi Auto 36 0.24 UL-IVA E01424 Rimborsi settore registro Man. 180 1.20 UL (1) CDS: Centri di Servizio; UL: Uffici locali; CDS: Centri di Servizio; REG: Uffici del Registro; DR: Direzioni Regionali; IVA: Uffici IVA. :PRODOTTO EQUIVALENTE. Fonte: Agenzia delle entrate, “Griglia dei processi e dei prodotti”. I PROCESSI DI PROGRAMMAZIONE E BUDGETING 171
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