Il controllo di gestione nell'amministrazione finanziaria ... - Magellano

11. Al momento della conduzione
della presente analisi,
il controllo periodico
risultava essere previsto
obbligatoriamente alla fine
di ogni trimestre, ma era
allo studio l’ipotesi di
effettuarlo mensilmente.
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rimanenti prodotti (Altri componenti), caratterizzati da un limitato
assorbimento di risorse o da un volume di produzione poco significativo
non sono oggetto di consuntivazione, anche per non renderne
onerosa la rilevazione.
I processi costituiscono la base su cui si costruisce il budget e di
conseguenza rappresentano uno degli oggetti del reporting.
Durante la fase di programmazione per l’elaborazione dei budget
si determina il monte ore complessivo delle ore lavorabili da ogni
struttura di 3° livello tenendo conto della consistenza media del personale
assegnato suddiviso per area d’inquadramento. Esso è ottenuto
moltiplicando le ore annue lavorabili da ogni individuo (e suddivise
per area di inquadramento contrattuale) per il numero delle persone
in forza alle singole strutture. Il monte ore a disposizione risultante è
ripartito tra i vari processi individuati nella griglia dell’anno, seguendo
le indicazioni delle relative istruzioni operative, con riferimento
agli obiettivi di produzione che ogni struttura è tenuta a realizzare
(processo di assegnazione delle risorse sui processi e sulle attività).
L’attività di consuntivazione utilizza la procedura “Risorse per destinazione”
(RpD) per la rilevazione delle ore lavorate e l’allocazione delle
stesse nei vari processi e la procedura “ Sistema di programmazione e
consuntivazione” per la quantificazione della produzione realizzata.
La rilevazione delle risorse umane utilizzate in ogni processo avviene
mensilmente; sempre con cadenza mensile sono determinati automaticamente
i volumi di produzione per tutti i Componenti principali
rilevati dalle procedure informatiche utilizzate presso gli uffici. Per
quelli non rilevati automaticamente, le strutture di 3° livello devono
provvedere all’inserimento manuale con cadenza trimestrale o, preferibilmente
seppure in via facoltativa, al termine di ciascun mese.
La misurazione periodica dell’attività svolta e dell’output ottenuto
da ogni processo permette di verificare se la gestione si sta svolgendo
rispettando gli obiettivi fissati nel budget. Il controllo dei risultati utilizza
un altro strumento proprio del CdG: il sistema degli standard,
cioè di parametri che indicano le risorse necessarie ad ogni processo
per generare un’unità di “prodotto/servizio”.
Durante il controllo “concomitante” 11, lo “Schema di consuntivazione
dei processi diretti” prevede di:
• verificare l’avvenuto caricamento dei Componenti principali risultanti
al sistema informativo (c.d. prodotti automatici);
• inserire il numero dei prodotti o, in taluni casi, delle ore lavorative
utilizzate, per i Componenti principali non risultanti al sistema
informativo (c.d. prodotti manuali);
• inserire le ore complessivamente utilizzate per la realizzazione delle
restanti attività (c.d. Altri componenti);
• verificare che le ore attribuite ai processi, attraverso le sintesi mensili
di “Risorse per destinazione”, siano correttamente confluite
nella procedura “Sistema di programmazione e consuntivazione”.
La trasformazione dei Componenti principali in “prodotti equivalenti
di base” viene operata automaticamente dal sistema mediante il
rapporto tra i rispettivi tempi unitari medi. Per i Componenti princi-
IL CONTROLLO DI GESTIONE NELL’AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA DELLO STATO