Il controllo di gestione nell'amministrazione finanziaria ... - Magellano

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Figura 1 - Le fasi dell’elaborazione del budget 148 Budget anno in corso Consuntivo primi 3 trimestri Fase dell’elaborazione e contrattazione delle proposte di budget Analisi degli obiettivi definiti nelle linee guida e delle risorse disponibili Analisi dell’impatto della proposta di piano sui diversi CdR Prima analisi di fattibilità degli obiettivi di budget e delle risorse tra CdR di 1° livello e le strutture di 2° livello Formalizzazione degli obiettivi di budget e delle risorse da assegnare al 2° livello Seconda analisi di fattibilità tra obiettivi di budget e delle risorse tra i CdR di 2° e le strutture di 3° livello Formalizzazione degli obiettivi di budget e delle risorse da assegnare al 3° livello Fase della specificazione e di assegnazione formale del budget Adattamento da: SOGEI S.p.A, Roma, 12 aprile 1999. Proposte di budget a tutti i livelli Preconsuntivo anno in corso Perfezionamento Adattamento ed articolazione del budget Budget CdR 1°,2° e 3° livello Elementi di scenario (DPEF, report strategici e atto indirizzo) e bozza di piano strategico Convenzione - ciascun vertice di struttura di 2° livello assegna il budget alle strutture di 3° livello. È molto importante evidenziare che, essendo il nuovo modello di programmazione ancora in una fase di prima introduzione e sperimentazione, per l’anno 2001 non si è avuta una vera e propria negoziazione tra le strutture di diverso livello. Il processo si è basato, più che altro, su verifiche di fattibilità, eseguite sulla base di proposte presentate da CdR , relativamente agli obiettivi ed alle risorse via via da assegnare e vagliate da parte dei CdR di livello ad essi superiore. Il processo per l’assegnazione del budget è stato caratterizzato quindi, come già accennato nel precedente paragrafo, da una marcata “gerarchizzazione” delle decisioni, che sono formalmente deliberate da parte IL CONTROLLO DI GESTIONE NELL’AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA DELLO STATO
delle strutture di vertice centrali e periferiche. In particolare, per i CdR di 3° livello, si può parlare più che altro di una ripartizione (spacchettamento) del budget di 2° livello. La maggiore familiarità acquisita nei confronti degli aspetti tecnico/informatici del sistema ha consentito, già nello sviluppo delle prime fasi della programmazione relativa al 2002, un maggiore coinvolgimento delle strutture periferiche, che hanno assunto un ruolo maggiormente propositivo, riuscendo a influenzare in modo più evidente l’esito della negoziazione. Linea di spartiacque tra la prima e la seconda fase del processo di elaborazione del budget è l’emanazione della convenzione. La fase in cui si ha la specificazione del budget, infatti, prevede l’adeguamento degli obiettivi di budget previsti durante la prima fase del processo, agli obiettivi di piano definiti e formalizzati con l’emanazione della convenzione stessa. Il processo si conclude con il perfezionamento, l’adattamento e l’articolazione di un budget direzionale (risorse ed obiettivi) che porta ad un sistema cosiddetto “integrato” di controllo, sistema che sarà approfondito in tutte le sue parti nei successivi paragrafi. 7.5 Il budget direzionale Il procedimento che porta alla formulazione del budget direzionale può essere definito come l’insieme delle attività che assicurano la fattibilità di ciò che è stato definito in sede di programmazione, questo attraverso la definizione e l’assegnazione degli obiettivi di risultato ai CdR di ogni livello, coerentemente al conferimento a questi ultimi delle risorse necessarie. In questo modo si vuole porre maggiore enfasi sull’incremento del grado di autonomia progettuale dei CdR e su un maggior livello di responsabilizzazione degli attori presenti in essi. Secondo il modello adottato, il budget direzionale è sviluppato in coerenza con la convenzione ed è realizzato in modo da permettere al responsabile di primo livello il perseguimento di ciò che è stato definito tramite la convenzione stessa. Il budget è “modellato” sugli obiettivi che i responsabili dei CdR di primo livello “negoziano” con i CdR di secondo livello che a loro volta “negoziano” con quelli di terzo livello, dando vita ad una modalità di “dialogo/contrattazione” che va dall’alto verso il basso e ritorna dal basso verso l’alto (processo di tipo “topdown/bottom-up”) 14. È utile definire gli strumenti, vale a dire gli elementi chiave sui quali si articola il sistema di budget direzionale. Questi sono: - il sistema di contabilità generale, attraverso la quale si attua la rilevazione dei costi in relazione alle risorse acquisite e utilizzate; - il sistema di contabilità analitica, attraverso il quale i costi vengono assegnati ai CdC ed alle attività, distintamente in macroprocessi e processi. Scendendo più nel particolare, è stato importante definire gli elementi attraverso i quali poter definire i sistemi di contabilità generale ed analitica e cioè: 14. Come si accennava nel paragrafo precedente, la capacità di negoziazione dei CdR subordinati sta aumentando di pari passo con lo sviluppo del sistema. I PROCESSI DI PROGRAMMAZIONE E BUDGETING 149
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