Il controllo di gestione nell'amministrazione finanziaria ... - Magellano

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42. Cfr. cap. 8, par. 3.2. 168 L’adozione di strumenti contabili adeguati a “supportare” questa importante fase del processo consentirà, ad esempio, una volta a regime, una più efficiente gestione delle scorte di magazzino, un’affidabile allocazione dei costi sui CdC, od ancora la corretta ripartizione (ribaltamento) dei costi relativi ai centri di produzione indiretta (ad esempio; staff) su quelli di produzione diretta. Il fine è quello di riuscire a definire un “costo orario standard di centro” attraverso il quale “valorizzare”, in sede di assegnazione del budget, le ore-uomo destinate ai processi ed ai progetti. Si tratta, ad evidenza, ancora di una semplificazione, consistente nella finzione che tutti gli altri costi siano equiproporzionali all’assorbimento del fattore prevalente (il lavoro). A partire dal 2001, si è iniziato ad introdurre un sistema gestionale integrato (sistema Enterprise Resource Planning) costituito di vari moduli contabili (pacchetti applicativi di cui si parlerà in maniera più esaustiva nella sezione relativa ai sistemi contabili) in cui l’aggiornamento dati confluisce in un’unica banca dati centralizzata, strutturata in modo da poter essere consultata dagli operatori in base al loro livello gerarchico (modalità intera o ridotta) 42. A regime, tale sistema prevede un’articolazione contabile in aggregati definiti a livello di “famiglie”,di “nature” e di “conti”, in modo da disporre di un’adeguata banca dati per ciascun centro di costo, cui attingere per determinare il budget da assegnare in relazione alla natura ed alla destinazione dei costi che si presume si debbano sostenere. In particolare, l’adozione di nuovi moduli informatizzati quali “Oracle Financial Analyzer” e “Human Resource” permetterà, attraverso le loro caratteristiche intrinseche di integrazione con gli altri prodotti E.R.P.-Oracle Application già in uso, di disporre di un sistema informativo sufficientemente completo e capace di supportare tutte le funzioni di PeC, in modo da facilitare lo sviluppo di efficaci soluzioni organizzative e di processo. La definizione puntuale di tutti gli elementi di misura ed il loro monitoraggio costante, resi possibili dalla nuova base informativa, permetteranno così di rappresentare attendibilmente lo “stato” (economico e di produzione) della gestione, alimentando in maniera affidabile il processo di budgeting. La realizzazione di tali strumenti a supporto del processo di budgeting (economico e tecnico-fisico) dell’agenzia permetterà di ottenere vantaggi in ordine alle seguenti attività: - predisposizione di dati di preconsuntivo; - caricamento dei dati di budget e la generazione delle versioni successive del budget stesso; - consolidamento dei dati; - gestione delle revisioni di budget in corso d’esercizio. A regime il sottosistema di contabilità analitica, grazie all’utilizzo dei nuovi strumenti, renderà possibile calcolare il costo medio unitario del prodotto erogato dai centri di produzione finale (UL) e determinare il relativo costo standard di CdC. In questo modo, il processo che porta alla definizione del budget secondo la destinazione delle risorse impiegate e del budget di produzione godrà di una maggiore integrazione delle due viste logiche e di una maggiore attendibilità dei dati fisici e di costo elementari. IL CONTROLLO DI GESTIONE NELL’AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA DELLO STATO
7.8 Il processo di budgeting della produzione Il budget della produzione è determinato secondo l’ipotesi di saturazione al 100% della capacità produttiva disponibile: ciò significa che, per ogni centro di costo, le risorse disponibili, espresse in ore-uomo, saranno sempre uguali alla sommatoria delle ore “destinate” a budget sul centro stesso. Il documento di budget contiene la previsione annuale: - delle quantità di prodotto che si ritiene di poter realizzare con le risorse attuali; - delle quantità di ore da destinare alle varie tipologie di macroprocessi/processi (destinazioni). Il presupposto informativo in base al quale la dirigenza di primo livello contratta con la controparte ministeriale gli obiettivi di produzione da perseguire, quindi, è fondamentalmente basato sull’analisi dei volumi “storici” della produzione, dei correlati indicatori di produttività e sulla stima delle ore/uomo disponibili nel periodo. Ad esempio, per l’esercizio 2001 il monte ore totale prevedibilmente disponibile (numero massimo di ore lavorabili) è stato calcolato essere pari a circa 56.000.000, cifra ottenuta moltiplicando il numero delle unità lavorative (37.700) in forza all’agenzia per 1.485, cioè il totale di ore che può prestare la singola unità lavorativa su base annua, considerati il lavoro straordinario, le festività, le ferie, le assenze per malattia e per gli altri motivi. Il monte ore così determinato viene poi ripartito tra i singoli progetti e tra le attività che compongono i processi, in relazione agli interventi specifici e alla quantità di servizi e di prodotti da erogare, determinati secondo gli obiettivi generali espressi nella convenzione 43. Il processo di assegnazione degli obiettivi di produzione, dunque, si sviluppa parallelamente alla quantificazione delle ore-lavoro di cui l’agenzia può disporre. Sono queste le risorse che vengono “distribuite” tra i settori d’intervento considerati nel piano delle attività della convenzione. Le strutture di primo livello assegnano successivamente, ma sempre sulla base del complesso processo top-down/bottom-up sopra delineato, alle strutture ad esse subordinate le ore-uomo necessarie per la piena realizzazione degli obiettivi di produzione 44. La puntuale rilevazione, da parte dei CdR di primo livello, delle risorse umane (inquadrate per area di appartenenza) presenti nelle strutture di secondo e di terzo livello, della loro modalità d’impiego e da un’analisi “storica” della produzione inerente le attività per le quali esse prestano la loro opera, è il punto di partenza del procedimento di assegnazione del budget della produzione. Dall’analisi a consuntivo della relazione risorse/risultati ha quindi origine la fase di “dialogo” tra CdR di differente livello, che conduce all’assegnazione formale delle risorse cui poter disporre per il raggiungimento degli obiettivi di produzione 45. Si tiene naturalmente conto anche delle differenze nelle condizioni operative che possono sussistere tra le strutture periferiche e delle differenti condizioni ambientali, quali ad esempio la tipologia e numerosità delle attività economiche presenti nei rispettivi ambiti territoriali. 43. Nella convenzione, infatti, sono descritti “…gli interventi specifici in cui si concentra l’attività dell’agenzia…compostiall’interno di settori/aree di intervento individuati nel rispetto dell’articolazione dei processi dell’agenzia” e per le quali “…vengono indicati i volumi di produzione previsti, la percentuale di impiego delle risorse umane necessarie rispetto alla dotazione complessiva dell’agenzia ed il costo previsto per il complesso degli interventi specifici presenti all’interno di ciascuna area”. Cfr. (Convenzione per l’esercizio 2001. Ad esempio, riguardo all’anno di attività 2001 si è scelto di rafforzare principalmente le iniziative appartenenti all’area del contrasto all’evasione, incrementando la dimensione quantitativa dell’attività e l’efficacia attesa, rispettando nel contempo il “principio di centralità del contribuente”; a tal fine, a fronte di una quantità di risorse umane complessiva disponibile minore rispetto a quella del precedente anno è previsto un incremento di impegno, per l’attività in questione, di oltre 200.000 ore. 44. Agli obiettivi di produzione è connesso il raggiungimento dei risultati validi ai fini del conseguimento della quota incentivante. 45. Data la rilevanza ai fini dell’attuazione delle scelte operate, la verifiche di fattibilità sono avviate sia a livello del Dipartimento delle politiche fiscali che di Agenzia delle entrate e sono realizzate attraverso analisi di dati storici forniti a tal fine dalle DR. Si evidenzia ribadisce e si rafforza, ancora una volta, l’im- I PROCESSI DI PROGRAMMAZIONE E BUDGETING 169
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