Il controllo di gestione nell'amministrazione finanziaria ... - Magellano

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37. Progetto PeC Ministero delle finanze – Governo dei centri di responsabilità – anno 1999. 38. Tramite questo sistema si è potuto creare una correlazione tra la “vista” operativa e quella direzionale del sistema PeC. Si ha infatti uno scambio tra le due “dimensioni” in merito alle informazioni riguardanti le ore-uomo di cui ciascun CdC può disporre: queste informazioni costituiscono il riferimento attraverso il quale si assegnano le risorse per l’articolazione del budget della produzione. 164 - la creazione dell’anagrafe dei CdR; - la corretta assegnazione di ciascun dipendente al CdR di effettivo utilizzo” 37. In questo modo si è potuto associare ciascun dipendente al CdR presso il quale presta la propria attività lavorativa e, con esso, il relativo costo che va a ripercuotersi sulla struttura o sull’attività (processo o macroprocesso) cui tale dipendente partecipa. Poiché, tuttavia, le mansioni cui un dipendente può essere assegnato possono investire anche due o più attività, è stato attivato un archivio “di anagrafica” delle strutture e delle competenze secondo il quale le risorse umane espresse in ore-uomo, vengono assegnate in base alla destinazione per la quale esse debbano essere impiegate per il raggiungimento gli obiettivi espressi dalla convenzione. La sotto-procedura utilizzata per questo scopo e secondo la quale sono state attribuite alle “destinazioni (e quindi alle diverse attività rappresentate come macroprocessi e come processi) le ore effettivamente lavorate” (attraverso l’assegnazione della “quota partecipazione” di ogni singolo impiegato/dirigente su ciascun CdC) è denominata “Assegnazione delle risorse”. Le ore assegnate secondo questa procedura sono state poi valorizzate in base al costo standard relativo alla quota fissa di retribuzione del personale. Il sistema di integrazione di queste due sotto-procedure costituisce quello che all’interno dell’agenzia chiamano sistema “Risorse per destinazione” 38. Per poter assegnare correttamente un budget per attività che crei una corrispondenza e, soprattutto, una coerenza tra gli obiettivi assegnati alle singole unità organizzative e le relative risorse è risultato indispensabile, oltre che il definire un sistema di risorse per destinazione per il personale, anche il poter ripartire i costi indiretti, i costi comuni, le quote di ammortamento degli immobili ed i costi relativi alle strutture di staff tra le diverse attività, processi e macroprocessi. Ora, il fatto che fino ad oggi non sia “decollata” una vera e propria contabilità analitica per CdC, ha sicuramente portato ad alcune distorsioni, specialmente per quanto riguarda la ripartizione dei costi comuni/indiretti e quelli relativi ai centri di produzione indiretta sui processi e sulle attività di cui si intende controllare la spesa. Per far fronte a questo “inconveniente”, nel 2000 è stato scelto di adottare un “Costo orario standard di dipartimento”, unico per l’intero Dipartimento delle entrate: attraverso questo meccanismo sono state valorizzate, sia a budget che a consuntivo, le ore allocate su ogni processo ed attività. Per il 2001, in attesa del pieno sviluppo di sistemi contabili adeguati, è stato utilizzato lo stesso criterio anche per l’agenzia. Lo schema logico sottostante sintetizza la modalità con cui sono determinate le varie configurazioni di costo e come queste sono utilizzate per la determinazione del budget “per natura” e “per destinazione”. Come emerge dallo schema, i costi di periodo, suddivisi per natura del costo, vengono ripartiti sui vari CdC; la ripartizione, tuttavia, sconta le limitazioni peculiari in precedenza accennate (in merito alla competenza economica ed alla ripartizione dei costi indiretti e di quelli comuni) scaturite dall’utilizzo dello strumento contabile della CO.FI-C.A.M. IL CONTROLLO DI GESTIONE NELL’AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA DELLO STATO
Figura 4 - Modalità di definizione delle configurazioni di costo Agenzia Centri di Costo Processo/Progetto Risorse monetarie a disposizione (sulla base dei costi previsti) Allocate sui CdC in base alla natura delle singole voci di costo Costi attribuiti ai CdC secondo la metodologia CO.FI./CAM Adattamento da: Linee guida per la definizione delle configurazioni di costo, Ministero delle finanze, 1999. Suddividendo la sommatoria di tutti i costi diretti, dei costi indiretti e dei costi comuni 39 consolidati per agenzia per le ore-uomo totali di cui può disporre l’agenzia stessa, consente di ottenere un costo pieno di produzione standard, applicabile alle ore-uomo allocate tramite il processo di assegnazione delle “Risorse per destinazione” sui processi e sui progetti. In definitiva, il valore del budget, assegnato per destinazione, scaturisce da una moltiplicazione delle ore allocate sul singolo processo/progetto per la valorizzazione di queste definita attraverso il costo orario standard. Si tratta ad evidenza di un sistema di ripartizione a base unica, dove la base di ripartizione è data dalle ore/uomo. La modalità secondo la quale, nell’anno 2000 (si ricordi che l’agenzia non era ancora attivata; ci si riferisce in questo caso, dunque, a valori espressi ancora in lire e solamente per la “vecchia” struttura dipartimentale), è stato calcolato il costo orario standard di dipartimento 40, segue il seguente algoritmo: Budget economico del Dipartimento (da Direttiva): £. 7.567.356.459.000 Ore totali previste del Dipartimento (da Direttiva): £. 58.733.000 Fonte: SOGEI-Consiel Costi di periodo Costo ora standard di agenzia = 128.843 £/ora Processo diretto/indiretto Allocazione costo orario standard (agenzia) in funzione delle dichiarazioni di ore da RPD Progetto 39. Sono costi diretti quelli connessi a risorse per le quali l’output delle attività varia in relazione alla quantità di risorse impiegata, sono costi indiretti tutti quelli per i quali non è possibile stabilire tale relazione. I costi comuni, infine, sono quelli non direttamente riconducibili all’attività di alcun specifico CdC, ma che si riferiscono all’intera amministrazione (ad es. le tasse o le imposte). 40. I dati in questione si riferiscono all’anno 2000. I PROCESSI DI PROGRAMMAZIONE E BUDGETING 165
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