Il controllo di gestione nell'amministrazione finanziaria ... - Magellano

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8. 176 I sistemi informativi 8.1 Premessa L’analisi dei sistemi direzionali non può prescindere dallo studio approfondito delle caratteristiche salienti del sistema informativo come supporto al sistema di programmazione e controllo (d’ora in poi, per brevità, PeC) dell’Agenzia delle entrate. La migrazione verso sistemi più evoluti, diversi quindi rispetto al ministero, sta compiendo solo ora i primi timidi passi. Gran parte dei sistemi che andremo ad illustrare appartengono e descrivono la realtà dell’intero ministero ed, al momento, costituiscono l’ossatura informatica dell’Agenzia delle entrate. L’ottica utilizzata per analizzare i sistemi informativi è da considerarsi “particolare”: ci interessa, infatti, affrontare l’argomento solo per gli aspetti strumentali allo sviluppo della funzione di PeC. È doveroso sottolineare però, che il rapporto tra i due sistemi è di tipo osmotico: lo sviluppo in anni recenti delle tecnologie informatiche ha aperto possibilità enormi alle evoluzioni dei sistemi di programmazione, di controllo, di decisione e di valutazione. D’altro canto, sono le stesse esigenze (sempre crescenti) di corretta pianificazione e programmazione ad indirizzare l’utilizzo e l’elaborazione delle informazioni rilevanti verso i terreni più fertili dei sistemi di supporto alle decisioni e verso una logica di coinvolgimento più attivo da parte degli utenti dei sistemi stessi. Il responsabile di un Centro di responsabilità (d’ora in poi, per brevità, CdR) interagisce con il sistema, potendo decidere quali forme debbano assumere le informazioni rilevanti per i suoi processi decisionali. Questo non significa l’abbandono di un consolidato sistema di reporting: al contrario, rende possibile il verificarsi di situazioni di conoscenza integrative rispetto al sistema di base. Il forte investimento in tecnologie informatiche effettuato dal Ministero delle finanze negli ultimi anni ha creato le indispensabili premesse per l’elaborazione di un’architettura del sistema, coerente e funzionale. È appena il caso di accennare alle evidenti difficoltà in cui si dibattono le amministrazioni pubbliche, laddove si creano sistemi di PeC concettualmente solidi, ma inutilizzabili dai dirigenti per i ritardi e le approssimazioni dei dati contenuti nei sistemi alimentanti. IL CONTROLLO DI GESTIONE NELL’AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA DELLO STATO
Nel paragrafo 2.3 sono sintetizzate le valutazioni più aggiornate rispetto allo stato dell’arte delle amministrazioni centrali rispetto alla dotazione dei sistemi informativi, in seguito al riordino del sistema dei controlli definito dal D.Lgs. 286/99. Il quadro che emerge, in buona sintesi, mette in luce due aspetti fondamentali: la sostanziale considerazione del Ministero delle finanze in una posizione di eccellenza e l’importanza attribuita ai sistemi informativi. Un ultimo aspetto che vale la pena anticipare è quello relativo al basilare collegamento tra i sistemi informativi e quelli contabili, di programmazione e controllo e di valutazione: l’ottica di “servizio” del sistema informativo è fortemente sottolineata. La trattazione degli argomenti, infine, è da riferirsi ad un arco di tempo recente, che ha visto enormi cambiamenti negli assetti strutturali; primo fra tutti la creazione di agenzie che modificano la struttura dipartimentale al fine di creare assetti più flessibili. Da ciò discende che le architetture fondamentali del sistema informativo dovrebbero evolversi rapidamente. Il punto di partenza dell’agenzia è quindi da considerarsi di buon livello: attualmente l’impegno è orientato alla costruzione di una base dati propria e nel nuovo sistema di contabilità analitica. I nuovi sviluppi, cui velocemente accenneremo, costituiscono le nuove basi su cui poggerà il futuro sistema di PeC, le cui risultanze possiamo solo immaginare, ma non descrivere. Un altro elemento importante è rappresentato dal rapporto formale (convenzione) vigente tra Agenzia delle entrate e Ministero delle finanze. Il controllo dei risultati attesi dal Ministro per l’esercizio 2001, puntualmente definiti in questa prima convenzione, esige una strutturazione ed affidabilità dei dati assolute: va da sé che una non corretta elaborazione dei dati di attività minerebbe alla base i successivi momenti di controllo e valutazione dei risultati raggiunti. Il controllo della gestione diventa, in questa nuova ottica, ancora più determinante: servirà anche al monitoraggio per la verifica del rispetto formale e sostanziale degli impegni assunti dall’agenzia (definiti nella convenzione). La rilevazione dei dati, la successiva elaborazione e il sistema di reporting diventano elementi fondamentali per il governo complessivo dell’agenzia in quanto: • permettono il controllo della gestione da dirigenti di II livello, che trimestralmente provvedono ad esaminare i risultati della gestione ri-orientandola, se necessario; • permettono di realizzare il processo di valutazione dei dirigenti, in primis, e del restante personale. I contratti collettivi di lavoro e il sistema incentivante (v. art. 13 convenzione e, più dettagliatamente, l’allegato 2.) richiedono una sponda affidabile per le interrelazioni con i percorsi di carriera dei dirigenti e per l’attribuzione degli incentivi a tutto il personale; • permettono di valutare le azioni complessive dell’agenzia, con particolare riguardo al rispetto formale e sostanziale degli obiettivi stabiliti dal ministero ed enunciati nella convenzione di esercizio. I SISTEMI INFORMATIVI 177
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Indice Presentazione di Carlo D’O
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Introduzione L’orientamento dei s
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