Il controllo di gestione nell'amministrazione finanziaria ... - Magellano

11. In queste brevi note
intendiamo prefigurare le
direttrici principali attraverso
le quali si snoderà
l’evoluzione del sistema. A
tale proposito, si è costituito
un gruppo di lavoro
(interno/esterno all’amministrazione,
con l’intervento
dell’ufficio Pianificazione
e Controllo), il cui
mandato è avviare una
serie di specifici progetti, a
partire dall’anno in corso
per completare il sistema.
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La componente centrale del sistema (host) gestisce la base informativa
centralizzata e consente di effettuare, esclusivamente agli utenti
abilitati, le operazioni di verifica, controllo ed analisi dei dati nonché
le eventuali operazioni di inserimento dei dati di integrazione o di rettifica
per le chiusure di fine periodo.
I limiti complessivi dei sistemi informativi di supporto, pur rilevando
un grosso passo in avanti nel confronto con la fase precedente e
la realtà delle altre amministrazioni centrali, sono diversi. Un primo
aspetto fondamentale è la mancanza della contabilità analitica all’interno
del ministero. I dati sintetizzati nei primi report derivano da
fonte prettamente finanziaria. La mancanza della contabilità analitica
pone un grosso limite nella completezza ed affidabilità delle informazioni
fornite ai responsabili. Negli sviluppi futuri l’avviamento di questo
tipo di contabilità è, infatti, considerato come prioritario per l’evoluzione
del sistema.
Un secondo limite è legato ai blocchi nella procedura, che minano
la tempestività, attributo fondamentale nei sistemi di reportistica. I
diversi livelli gerarchici (I°,II° e III° livello) devono completare l’immissione
dei dati richiesti e “validare” l’elaborazione che, consolidata,
servirà a costruire il livello superiore di elaborazione. L’elaborazione
dei report di livello superiore è quindi subordinata alla diligenza ed
impegno dei dirigenti dei vari livelli. In una organizzazione così complessa
e radicata su tutto il territorio nazionale il verificarsi di qualche
intoppo è inevitabile con la conseguenza immediata del ritardo di elaborazione
per tutta la reportistica.
Passando ai limiti relativi all’inserimento dei dati extracontabili,
registriamo una carenza “fisiologica” nei sistemi che prevedono inserimenti
manuali: la difficile obiettività nella valutazione dei dati da inserire
a sistema. Un atteggiamento diffuso tra i dirigenti è quello di indicare
i dati di assorbimento delle ore lavorate, dopo aver attentamente
esaminato i dati di produzione. Il rischio che si presenta è quello di
una “quadratura dei conti”, che rispecchia l’andamento produttivo
dell’ufficio: si parte da un dato oggettivo (le ore lavorate) ed a ritroso
si ricostruisce il percorso giustificando le attività svolte.
8.3.3 Gli sviluppi futuri nell’Agenzia delle entrate 11
L’obiettivo a brevissimo termine è quello di procedere ad un completamento
del sistema rendendo operativa la contabilità analitica ed introducendo
un processo strutturato di budget. I pilastri su cui si fonderà il
processo di budget saranno l’esistenza di vincoli economici e l’introduzione
della negoziazione. I vincoli andranno soprattutto a sottolineare
l’esigenza di aumentare la responsabilizzazione sull’utilizzo delle risorse
affidate mentre gli spazi di negoziazione avranno come oggetto le
risorse effettivamente controllabili dal responsabile. Il completamento
del sistema parte dall’esigenza di migliorare le capacità di analisi da
parte delle funzioni centrali (ed in particolare della Pianificazione e
Controllo) ed aumentare la sensibilità degli utilizzatori del sistema.
Una serie di soluzioni sono in fase di studio ed elaborazione per
far si che ci sia una quadratura tra risorse economiche e procedure.
IL CONTROLLO DI GESTIONE NELL’AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA DELLO STATO