Schülerfirmenhandbuch - ASIG

3.3 Serviceprozess kaufmännische Verwaltung
165
• Bestimmung des Buchungsbeleges. Gehören zu einem Geschäftsfall
mehrere Belege (z. B. bei Banküberweisungen: Überweisungsvordruck
und Kontoauszug), muss vorab bestimmt werden, welcher
Betrag als Buchungsunterlage verwendet werden soll, um mehrfache
Erfassungen des Geschäftsvorfalls zu vermeiden.
• ordnen der Belege nach Belegarten (Belegsortierung) als Voraussetzung
für eine ordnungsgemäße Verbuchung und Ablage bzw. Aufbewahrung
der Belege:
- Ausgangsrechnungen (AR)
- Eingangsrechnungen (ER)
- Sonstige Belege (SB)
- Bankbelege (BA)
- Kassenbelege (KA).
• Fortlaufende Nummerierung der Belege innerhalb jeder Belegart.
• Vorkontierung der Belege, indem man eventuell mithilfe eines Kontierungsstempels
die Buchungssätze bereits auf den Belegen angibt.
Jede Buchung im Grund- und Hauptbuch enthält den Hinweis auf die
Belegart und die Belegnummer. Dieser Belegvermerk stellt sicher, dass
zu jeder Buchung der zugehörige Beleg sofort auffindbar ist. Umgekehrt
muss nach jeder Buchung der Buchungsvermerk auf dem Beleg eingetragen
werden, der die Journalseite, das Buchungsdatum sowie das Zeichen
des Buchhalters angibt. Durch diese wechselseitigen Hinweise wird
der Beleg zum Bindeglied zwischen Geschäftsfall und Buchung.
Im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB) und in der Abgabenordnung
(§ 147 Ao) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente
aufbewahrt werden müssen:
• 6 Jahre: empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften)
abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige
Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung – alles,
was zu Streitigkeiten führen könnte, wird 6 Jahre aufbewahrt.