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L’archivio del governo della Repubblica di Genova in età moderna 443
Per gli anni successivi le informazioni sulle cancellerie sono quasi inesistenti;
solo a partire dal 1630 abbiamo trovato qualche provvedimento relativo
alle mansioni dei segretari, all’organico di cancelleria e alla tutela
della riservatezza. Il 5 giugno 1630, su relazione dei Due di palazzo, i Collegi
deliberarono una rotazione quadrimestrale, non più annuale, per graviora
negocia relativi ai rapporti con Roma, la Germania e la Spagna al fine
di ripartire meglio i carichi di lavoro 62. Un decreto del Senato del 27 giugno
1636 stabilì che i segretari dovessero tenere le pratiche segrete separate
dalle altre scritture e non porle « in libro o fogliazzi ove si tengono cose
publiche»; per evitare che le scritture anche di privati restassero in mano ai
giovani si prescrissero due filze per ogni cancelleria, una delle suppliche
«da leggersi e da spedirsi e l’altra dove si pongano le spedite », da riporre
immediatamente dopo la «provisione» del Senato o dei Collegi 63. Dai capitoli
intorno alla riforma delle cancellerie del Senato, approvati il 6 ottobre
1637, apprendiamo che l’organico di ogni cancelleria comprendeva, oltre
al segretario, un sottocancelliere notaio di collegio e sei giovani, di età
compresa fra i 15 e i 22 anni; due di loro più provetti, già approvati al primo
esame o notai extra moenia, erano detti lettori perché a turno dovevano
assistere Senato e Consigli e leggere a voce alta suppliche e processi; il lettore
che rimaneva nello scagno fungeva da cassiere; tutti erano proposti dal
cancelliere, eletti dal Senato e obbligati a mantenere il segreto d’ufficio. Era
però « lecito introdurre nello scagno, fuori del numero prefisso » e senza
compenso, figli, fratelli, nipoti e discendenti diretti di segretari e sottocancellieri
« a fine di essercitarli », ma costoro probabilmente creavano più problemi
che vantaggi all’ordinario funzionamento degli uffici. I capitoli accennano
solo indirettamente alla documentazione prodotta: i segretari non
dovevano palesare neppure ai sottocancellieri « né in voce né in scritto alcuno
de secreti della Republica (...) né lasciare in luoco aperto lettere di
principi o di ministri tanto della Republica come de principi forastieri, né
le loro risposte o registri, ma custodir il tutto diligentemente per se stessi e
sotto chiavi, senza confidarle ad alcuno » 64.
A partire dagli anni trenta si comincia a trovare qualche informazione
anche per l’archivio storico, non più su aspetti archiveconomici ma piutto-
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62 AS GE, Senato, Miscellanea, filza 1093, doc. 4.
63 Ibid., doc. 15.
64 Ibid., doc. 88.