E-COMMERCE- LEITFADEN - SKW Schwarz

4–56 | BEZAHLEN BITTE – EINFACH, SCHNELL UND SICHER!
4.3 Schluss mit Papier und Zettelwirtschaft
– Rechnungen
elektronisch abwickeln
Viele Online-Händler befassen sich intensiv damit, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren,
um beispielsweise Bearbeitungszeiten und Kosten einzusparen sowie Fehler zu reduzieren.
Besonders die häufig noch manuellen und papierhaften Prozesse in den Bereichen der
Rechnungsstellung und des Rechnungsempfangs lassen hier hohe Einsparpotenziale erwarten.
Aus diesem Grunde versuchen immer mehr Unternehmen ihre Rechnungsprozesse verstärkt
elektronisch abzuwickeln (so genannte elektronische Rechnungsabwicklung), auch wenn
Papierrechnungen weiterhin dominieren. Wichtiges Grundlagenwissen zu elektronischen
Rechnungen und deren Abwicklung, mögliche Vorteile, aber auch die mit ihr verbundenen
Herausforderungen und Stolpersteine, werden im Folgenden und im Interview mit Steuerberater
Peter tom Suden aufgezeigt.
Was sind denn eigentlich (elektronische) Rechnungen – und überhaupt:
muss man eine Rechnung ausstellen?
Als „Rechnung“ werden nach dem deutschen
Steuerrecht Dokumente bezeichnet, mit denen Lieferungen
oder sonstige Leistungen physischer oder
nicht­physischer Art monetär abgerechnet werden.
Dabei ist es übrigens egal, ob das Dokument auch
den Namen „Rechnung“ trägt. Zu beachten ist außerdem,
dass Dokumente wie Lieferscheine keine
Rechnungen im Sinne des Steuerrechts darstellen.
Gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und der
Umsatzsteuer­Durchführungsverordnung (UStDV)
sind Unternehmen in der Regel verpflichtet, nach
Ausführung einer Leistung innerhalb von sechs
Monaten, eine gesetzeskonforme Rechnung auszustellen.
Spezielle Ausnahmen von der Verpflichtung,
wenn z. B. bestimmte Umsätze steuerbefreit
sind, sind im UStG geregelt (§ 4 Nr. 8 bis 28).
Konkret bedeutet dies nach § 14 UStG, dass ein
Unternehmer, welcher einen Umsatz an einen anderen
Unternehmer für dessen Unternehmen oder
an eine juristische Person, die selbst nicht Unternehmer
ist, ausführt, verpflichtet ist, eine Rechnung
auszustellen. Führt ein Unternehmer eine steuerpflichtige
Werklieferung oder sonstige Leistung im
Zusammenhang mit einem Grundstück aus, ist er
auch verpflichtet, eine Rechnung an Nichtunternehmen
auszustellen. In beiden Fällen muss er innerhalb
von sechs Monaten nach Ausführung der
Leistung die Rechnung ausgestellt haben. Handelt
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es sich jedoch um andere als die schon genannten
Leistungsarten, ist er dazu nicht verpflichtet – jedoch
berechtigt – eine Rechnung an Nichtunternehmen
(z. B. Privatpersonen) auszustellen.
Eine ausgestellte Rechnung, egal ob elektronisch
oder papierhaft, muss bestimmte Angaben (vgl.
Checkliste 5­1) enthalten, wenn sie umsatzsteuerkonform
sein soll. Nur dann kann ein vorsteuerabzugsberechtigter
Rechnungsempfänger einen Vorsteuerabzug
geltend machen.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie bei
V erkäufen an Privatkunden mit Ausnahme der obigen
Regelungen aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen
nicht verpflichtet sind, überhaupt eine Rechnung
bzw. eine den gesetzlichen Ansprüchen genügende
Rechnung auszustellen. Daher entfallen auch die
zwingend notwendigen Angaben gemäß Umsatzsteuergesetz.
Für Händler bedeutet dies, dass es bei
einem Verkauf an Privatkunden keine Ausstellungspflicht
und keine Formvorschrift gibt. Allerdings gilt
es hierbei zu beachten, dass nach § 286 des Bürgerlichen
Gesetzbuches (BGB) kein Verzug eintritt, wenn
keine förmliche Abrechnung (Rechnung) über die
Leistung erfolgt ist. Somit kann der Leistende den
Kunden, wenn dieser nicht zahlt, auch nicht mahnen
oder auf Zahlung verklagen, da die Abrechnungsgrundlage
und damit die Basis für die Forderung fehlt.
Abgesehen von den rechtlichen Aspekten ist es emp­